Dinge vom Verein bezahlen lassen, wie geht das eigentlich?
Dieser Artikel beschreibt das Textbuch-Vorgehen für einen Antrag. Die gelebte Realität kann beizeiten heirvon abweichen.

Grundsätzlich gilt: Vom Vereinsgeld getätigte Anschaffungen müssen dem Vereinszweck ([[Satzung#§2 Zweck|Satzung, §2]]) entsprechen. 
Wichtig:
# Die Informationen auf dieser Seite gilt nich für Anschaffungen im Sinne der [[Schatzkarte#Konto:_Matekasse|Matekasse]] oder [[Verbrauchsmaterialkasse]] (siehe dort)
# Die Informationen auf dieser Seite behandeln nur Anschaffungen, bei denen eine Kostenübernahme durch den Verein gewünscht wird
# Es sind auch alternative, unbürokratischere Anschaffungsmöglichkeiten denkbar, wie etwa [[Crowdfunding]] oder eine (Hardware-)[[Spenden|Spende]]

== Die Abfolge einer Anschaffung: ==
# Diskussion über Anschaffung
# Antrag an den Vorstand
# Genehmigung der Finanzen
# Anschaffung
# Erstattung der Kosten

=== 1. Diskussion über Anschaffung ===
*Dieser Punkt ist der wichtigste und variabelste. Manche Anschaffungen sind no-brainer, andere kontrovers. Grobe Richtlinie: Je teurer/relevanter und je weniger Nutzen für den Verein, bzw. je weniger Nachfrage, desto "öffentlicher" sollte der Antrag diskutiert werden.
* Auch bei kleinen Anschaffungen sollte wenigstens mit einigen Entitäten im Space drüber geredet worden sein. Bei größeren Anschaffungen ist eine Mail auf den [[Normalverteiler]] sinnvoll. Bei Space-verändernden Maßnahmen ggf. sogar ein Pad.
* Dies gilt auch, wenn nicht ganz klar ist, was angeschafft werden soll, bspw. "Kauft einen 4k-Beamer, 1000€" ist kein Antrag.

=== 2. Antrag an den Vorstand ===
* Dieser Schritt sollte eine Formalie sein und eigentlich keine Diskussion mehr erfordern.
* Der Antrag erfolgt überlicherweise formlos per Mail an die Vorstandsmailingliste.
* Die Antragstellung sollte beinhalten: 
** '''Was''' konkret angeschafft werden soll (wenn möglich mit Link)
** '''Wieviel''' die Anschaffung maximal kostet (einschließlich Vsk. etc.), es wird maximal der beantragte Betrag erstattet. Im Zweifelfsfall im Antrag aufrunden
** '''Wer''' die Anschaffung vornimmt.
** Wenn du die Anschaffung nicht selbst auslegen kannst, gibt es ein paar Möglichkeiten:
*** Such eine andere Entität, die kann
*** Anschaffung auf Rechnung (sofern möglich), wichtig: schreib im Antrag, dass der Verein die Rechnung selbst begleichen soll
*** Bitte den Vorstand, die Anschaffung für dich zu erledigen (mit Begründung)

=== 3. Genehmigung der Finanzen ===
* Der Vorstand gibt dem Antrag eine Umlaufbeschluss-Nummer und stimmt per Mail darüber ab (laut [[Vorstand/Geschäftsordnung]]: "+1" als signierte Mail).
* Der Antrag wird auf der Wikiseite für die [[Nächste Vorstandssitzung]] eingetragen.
* Die antragestellende Entität wird über den erfolgreichen oder abgelehnten Antrag benachrichtigt.

=== 4. Anschaffung ===
* Die im Antrag genannte Entität schafft die beantragte Anschaffung an.

=== 5. Erstattung der Kosten ===
* Sobald die anschaffende Entität eine Rechnung/einen Beleg für die Anschaffung hat, schickt sie diese per Mail an den Vorstand und gibt dabei die Kontodaten für die Erstattung mit an.
* Bei Papierrechnungen ist eine Hinterlegung der Rechnung im "Schatzmeisterfoofach", sowie ein Hinweis darauf mitsamt der nötigen Daten per Mail der gängige Weg.
* Der Schatzmeister hinterlegt das Dokument in der Buchhaltung und erstattet den Betrag.

== Beispiele ==
=== Rollos (gut) ===
Seit Ewigkeiten war die Verdunkelung vom Chillraum und die Lichttrennung zwischen Chill- und Frickelraum ein Jemandmüsstemal™. Irgendwann haben sich einige Entitäten im Space zusammengesetzt, rausgesucht, welche Verdunkungsmaßnahmen geeignet wären und dann eine konrekte Mail mit Links zu entsprechenden Rollos und einem Antrag über 70€ direkt an den Vorstand geschickt. Ohne weitere Diskussion auf dem normalverteiler. Wenige Tage später waren die Rollos installiert.
=== Seifenspender (eher nicht so gut) ===
* Entität 1 befindet, der Space sollte einen Seifenspender anschaffen und schreibt einen Antrag auf einem Stück Klopapier.
* Entität 2 kauft einen entsprechenden Seifenspender, fotografiert den "Antrag" und schickt ihn mitsamt einer ebay-Zahlungsaufforderung ohne jegliche Erläuterung auf die Vorstandsmailingliste.
* …
* Vorstand: "wtf?"
* Explosionsartiger Riesen-Thread auf dem Normalverteiler.
* Hilarity ensues.

[[Kategorie:Prozesse]]
[[Kategorie:Dokumentation]]
[[Kategorie:Verein]]