Was bei einer Mitgliederversammlung zu beachten ist: == mehr als 2 Monate vorher == * eventuelle Satzungsänderungsanträge als Pull-Requests im [https://gitli.stratum0.org/stratum0/dokumente/ Git-Repo] sammeln ** am besten mit Erklärung auf dem Normalverteiler, damit Leute sich vorher schon Gedanken machen können * andere Themen für Tagesordnung sammeln * ''(Vorstand)'' Themen für den Tätigkeitsbericht des Vorstands sammeln * ''(Vorstand)'' Themen für den Jahresrückblick sammeln == 2 Monate vorher == * Termin finden * Termin festlegen * Seite [[Nächste Mitgliederversammlung]] nach [[Mitgliederversammlung YYYY-MM-DD]] verschieben * Termin ankündigen (Mail, soziale Netze, [[Termine]], …), damit Leute damit planen können → erhöht Anwesenheit ** ''(optional)'' bei der Terminankündigung korrekte Jahreszahl benutzen ** ''(optional)'' bei der Terminankündigung schon auf die Möglichkeit von gewünschte Satzungsänderungen hinweisen * Kandidaten für Wahlämter finden und auf der Wikiseite sammeln, sofern nötig ** am besten mit Kurzvorstellung der Kandidaten auf dem Normalverteiler, damit Leute sich vorher schon Gedanken machen können == 3 Wochen vorher == * Einsendeschluss für Satzungsänderungen, die in die Einladung aufgenommen werden müssen. == mindestens 2 Wochen vorher == * Tagesordnung festlegen ** alle Satzungsänderungsanträge mit alter und neuer Satzungsversion erwähnen ([[Satzung]], §9) * ''(Vorstand)'' Einladung rausschicken (Frist laut [[Satzung]], §8) ** mit Tagesordnung, Hinweis auf ausstehende Mitgliedsbeiträge bzgl. Stimmrecht ** per Mail an alle(!) Mitglieder (Adressen beim Schatzmeister / dessen Vertreter) (Es gibt [https://gitli.stratum0.org/stratum0/s0-massmailer/ Dieses Tool] zum Verschicken der Einladungen.) ** ausdrucken und an die Tür hängen ** auf den Normalverteiler schicken * Falls die Versammlung Online / Hybrid stattfindet: ** Tooling abstauben / neu Aufsetzen ** Konten für alle Mitglieder anlegen und Zugangsdaten versenden == (nicht allzu kurz) vorher == * für genügend Sitz- und Trinkgelegenheiten sorgen * Alternativ: Online-Tools einrichten und konfigurieren * Stimmzettel für Wahlen drucken, falls benötigt * ''(Vorstand/Schatzmeister)'' stimmberechtigte Mitglieder feststellen (ohne Fördermitglieder) * ''(Schatzmeister)'' Mitgliedskontoauszüge an alle Mitglieder verschicken * ''(Vorstand)'' Jahres- und Rechenschaftsbericht verfassen == auf der Versammlung selbst == * ankommende Mitglieder begrüßen und akkreditieren * Protokollführung und Versammlungsleitung wählen * ''(empfohlen)'' Versammlung eröffnen * Auf bestehende [[Mitgliederversammlung/Geschäftsordnung|Geschäftsordnung]] hinweisen ** Explizit auch auf Wahlmodus hinweisen * Quoren in absoluten Zahlen feststellen: ** 23% der ordentlichen Mitglieder für Beschlussfähigkeit (Satzung, §7 Abs. 6) ** > 50% der anwesenden ordentlichen Mitglieder für Annahme eines Antrags (Satzung, §7 Abs. 7) ** 75% der anwesenden Mitglieder (inkl. Fördermitglieder) für Satzungsänderung (Satzung, §9 Abs. 1) ** 2/3 aller Mitglieder (inkl. Fördermitglieder) für Änderung des Vereinszwecks (Satzung, §9 Abs. 2) * Anerkennung des RZL als Außenstelle des Stratum 0 * Weltherrschaft an uns reißen == möglichst bald nach der Versammlung == * kurzes tl;dr an den Normalverteiler schreiben * Protokoll schreiben * Jahresbericht, Finanzbericht, Tätigkeitsbericht und Protokoll ins Wiki hochladen und verlinken * [[Satzung]], [[Beitragsordnung]] und [[Mitgliederversammlung/Geschäftsordnung]] aktualisieren (auch im GitLab) * ''(Vorstand)'' Protokoll, neue Satzung und neue vertretungsberechtigte Vorstandsentitäten zum Notar tragen * ''(Vorstand)'' Nach Änderung der vertretungsberechtigten Vorstandsentitäten beim Amtsgericht: Änderung der Zuständigkeit bei der Sparkasse * ''(Vorstand)'' zu konstituierender Vorstandssitzung einladen & Vorstandssitzung abhalten ** neue Vorstandsentitäten auf [[Vorstand/BCP]] und [[Vorstand/GO]] hinweisen ** Übergabe von papierbasierten Vorstandsdokumenten: *** Verträge, Stimmzettel und co. beim 1. Vorsitzenden *** Bücher beim Schatzmeister * ''(Vorstand)'' Vereinsinfrastruktur auf den neuen Vorstand umbiegen ** Mailadressen (und ggf. Admin-Rechte) auf der Vorstandsmailingliste aktualisieren ** [[Vorstand/Mailsignatur]] anpassen ** stratum0.lco der Briefvorlage anpassen: *** s0v-dokumente.git/vorlagen/tex/stratum0.lco *** Kopiercode unter s0v-dokumente.git/zuwendungsbescheinigungen/ im Blick behalten *** https://gitli.stratum0.org/stratum0/jverein-zuwendungsbescheinigung/blob/master/mitgliedsbeitrag/stratum0.lco ** Accounts auf [[theodem]] anlegen und alte löschen *** ssh-Zugriff auf theodem anpassen und auf der Seite [[endur]] ändern, falls nötig ** neue Vorstandsmitglieder die Datenschutzerklärung unterschreiben lassen ** Ablage des (entschlüsselten) E-Mail Archivs der Vorstandsliste der vorherigen Vorstandsperiode im Dokumente-Git [[Kategorie:Mitgliederversammlungen|!]] [[Kategorie:Prozesse]]