Um Angelegenheiten auch in der Zeit zwischen Vorstandssitzungen beschließen zu können, gibt es sog. Umlaufbeschlüsse. Laut [[Geschäftsordnung Vorstand|Geschäftsordnung]] §2 Abs. 2 müssen diese schriftlich und mit Unterschrift oder elektronischer Signatur vorgenommen werden, was im Normalfall über die vorstandsinterne Mailingliste passiert. Das Quorum liegt dabei bei 2/3 der Vorstandsmitglieder (siehe [[Satzung]], §8 Abs. 8, im Gegensatz zu 50% der ''anwesenden'' Vorstandsmitglieder auf Vorstandssitzungen), außerdem müssen Umlaufbeschlüsse zur Sicherheit und allgemeinen Kenntnisnahme nochmal kurz auf einer folgenden Vorstandssitzung bestätigt werden.
Es haben sich dabei folgende Verhaltensweisen herausgebildet:
-* Jedes Vorstandsmitglied antwortet auf den Antrag einfach mit einem kurzen „+1“ (Zustimmung zum Antrag) oder „-1“ (Ablehnung) an die Vorstands-Mailingliste und signiert die Mail mit einem entsprechenden PGP-Schlüssel, der den anderen Vorstandsmitgliedern bekannt ist. Optional kann die Mail auch anderen Inhalt (z.B. Meinungsäußerungen) enthalten, Hauptsache ist, dass die Stimme für alle Vorstandsmitglieder klar erkennbar ist.
-* Um die Übersichtlichkeit zu erleichtern, werden den Mails in der Betreffzeile eine eindeutige Nummer des Umlaufbeschlusses hinzugefügt (unter Anerkennung der Tatsache, dass Betreffzeilen nicht mit PGP signiert werden): <tt>[UB <i>YYYY-MM-TT-NN</i>]</tt>, wobei <tt>YYYY-MM-DD</tt> das Eingangsdatum darstellt und <tt>NN</tt> eine laufende Nummer pro Tag (beginnend bei 01).
-* Zusätzlich werden alle Umlaufbeschlüsse in Kurzform (UB-Nummer und Betreffzeile, Kosten bei Anschaffungen)) auf der Tagesordnung zur [[Nächste Vorstandssitzung|nächsten Vorstandssitzung]] gesammelt, damit sie bei der Sitzung nicht vergessen werden. Aus Datenschutzgründen werden dabei Mitgliedsangelegenheiten (Beitritt, Antrag auf Ermäßigung, etc.) nur mit dem Betreff „Mitgliedsangelegenheit“ bezeichnet.
+* Jedes Vorstandsmitglied antwortet auf den Antrag einfach mit einem kurzen „+1“ (Zustimmung zum Antrag) oder „-1“ (Ablehnung) an die Vorstands-Mailingliste. Optional kann die Mail auch anderen Inhalt (z.B. Meinungsäußerungen) enthalten, Hauptsache ist, dass die Stimme für alle Vorstandsmitglieder klar erkennbar ist.
+* Zusätzlich werden alle Umlaufbeschlüsse in Kurzform (UB-Nummer und Betreffzeile, Kosten bei Anschaffungen) auf der Tagesordnung zur [[Nächste Vorstandssitzung|nächsten Vorstandssitzung]] gesammelt, damit sie bei der Sitzung nicht vergessen werden. Aus Datenschutzgründen werden dabei Mitgliedsangelegenheiten (Beitritt, Antrag auf Ermäßigung, etc.) nur mit dem Betreff „Mitgliedsangelegenheit“ bezeichnet.
** Sobald der Antrag angenommen/abgelehnt wurde, wird die antragstellende Entität darüber informiert und dem Eintrag im Wiki ein {{Pro}}, respektive {{Contra}} vorangestellt.
*** Es ist sinnvoll, wenn dies direkt die vierte zustimmende Vorstandsentität macht.
Dies hat auch zur Folge, dass nach der Neuwahl einer der vertretungsberechtigen Entitäten auf einer Mitgliederversammlung ein Termin bei der Bank nötig ist, um die Kontobesitzer oder den Inhaber der Vollmacht zu ändern. Dazu ist das Protokoll der Mitgliederversammlung und ein aktueller Vereinsregisterauszug (gibts nach dem Notartermin) nötig sowie die Personalausweise und die Unterschriften der neu gewählten Entitäten.
== Mitgliederverwaltung ==
+
+=== Prozessuales ===
+
* Mitgliedsanträge kommen auf üblicherweise auf zwei Wegen zum Vorstand:
#) Mitgliedsantragsmail direkt per Mail an die Vorstandsliste oder
-#) schriftlich oder per Mail an eine Vorstandsentität.
-: In beiden Fällen wird daraus ein Umlaufbeschluss auf der Vorstandsmailingliste, beim zweiten Fall wird der Antrag ggf. vorher digitalisiert und dann an die Liste weitergeleitet.
+#) per Mail an eine Vorstandsentität.
+: In beiden Fällen wird daraus ein Umlaufbeschluss auf der Vorstandsmailingliste, beim zweiten Fall wird der Antrag vorher an die Liste weitergeleitet.
: Sobald der Umlaufbeschluss durch ist, wird die glückliche Neuentität von einer Vorstandsentität mit einer [[Arbeitsgruppe:Geschäftsführung/Begrüßungsmail|Begrüßungsmail]] im Verein willkommen geheißen. Wer diese Mail schickt ist abzusprechen, ging der Antrag zunächst an eine konkrete Vorstandsentität, liegt es nahe, dass diese auch die Begrüßungsmail schickt.
-* Es ist Mitgliedsentitäten theoretisch möglich, von einer ordentlichen Mitgliedschaft zu einer Fördermitgliedschaft und umgekehrt zu wechseln. Da unsere [[Satzung]] einen Wechsel aber (noch) nicht vorsieht, wird das im Moment als "Austritt und Wiedereintritt" interpretiert und es wird pro forma in einem Umlaufbeschluss darüber abgestimmt. Die Mitgliedsentität wird dann in einer kurzer Mail über die erfolgte Mitgliedsstatusänderung (zum nächsten Monat) informiert.
-* Für jedes Mitglied wird ein [[Schatzkarte#Mitgliederverwaltung|Mitgliedskonto im JVerein]] geführt.
-* Der Wechsel auf einen geringeren Mitgliedsbeitrag wird vom Vorstand auch formal als Umlaufbeschluss behandelt und durch +1 bestätigt.
* Falls eine Mitgliedsentität mit seinen Mitgliedsbeiträgen in Rückstand gerät, wird die [[Arbeitsgruppe:Geschäftsführung/MahnMailMitgliedskonto|MahnMailMitgliedskonto]] verwendet. IdR. wird diese E-Mail frühstens bei drei ausstehenden Monatsbeiträgen verschickt.
+* Tritt ein Mitglied aus, so muss auf der Vorstandsliste die [[Vorstand/Austrittscheckliste|Austrittscheckliste]] abgearbeitet werden.
+* Wird die Mitgliedschaft eines Mitglieds durch den Vorstand beendet, so kann die [[Vorstand/Ausschlussmail|Ausschlussmail]] als Vorlage verwendet werden.
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+== Technisches ==
+
+* Die Mitgliederverwaltung findet im JVerein statt.
== Materialsamlung zur Referenz ==
* Merkblatt [http://www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de/wp-content/uploads/2013/08/Datenschutz-im-Verein.pdf Datenschutz im Verein], Landesdatenschutzbeauftragter Baden-Württemberg
== Weitere Dokumentation ==
* [[Schatzkarte]], Hinweise zur Buchführung
-* [[Verbrauchsmaterialkasse]]
+* [[Erstattungskasse]]
[[Kategorie:Verein]]
[[Kategorie:Dokumentation]]
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