-Der Vorstand hat auf seiner [[Vorstandssitzung 2013-05-13|Sitzung am 13. Mai 2013]] nachfolgende Geschäftsordnung beschlossen.
+Der [[Arbeitsgruppe:Geschäftsführung|Vorstand]] hat für sich auf der [[Vorstandssitzung 2013-05-13|Vorstandssitzung am 13. Mai 2013]] zum ersten Mal eine Geschäftsordnung beschlossen, diese wurde von darauffolgenden Vorständen übernommen und angepasst, zuletzt vom aktuellen Vorstand auf der [[Vorstandssitzung 2020-02-12]]):
== §0 Aufgabenteilung ==
Der Vorstand teilt seine Aufgabenbereiche wie folgt auf:
# Finanzen und Führung der Mitgliederliste: Schatzmeister
-# Schriftführung und weitere Mitgliedsverwaltung: stellv. Vorsitzender
-# Verwaltung der physischen Schlüssel zur oberen Tür: einer der Beisitzer nach Absprache
+# weitere Mitgliedsverwaltung und Schriftführung: {{Benutzer|Chrissi^}}
+# Verwaltung der Schlüssel: Vorstandsentitäten nach Absprache. <ref>Mit der Verwaltung der physischen Schlüssel zur oberen Tür wird {{Benutzer|larsan}} beauftragt.</ref>
# Die weiteren Aufgaben des Vorstandes (Repräsentation nach außen, Einladung zu Sitzungen, etc.) teilen die Vorstandsmitglieder unter sich nach Bedarf auf.
== §1 Datenschutz ==
# Personenbezogene Mitgliederdaten dürfen nur bei nachgewiesenem berechtigtem Interesse und nach Unterzeichnung einer Vertraulichkeitserklärung eingesehen werden. Kopien von Datensätzen dürfen nur zum ursprünglich genehmigten Zweck verwendet werden und müssen nach Wegfall oder Nichtigkeit dieses Zweckes vollständig vernichtet werden.
== §2 Vorstandsinterne Kommunikation ==
-# Es ist dafür Sorge zu tragen, dass Daten, die unter §1 fallen, nicht über externe kommerzielle Dienstleister ausgetauscht werden. Dies beinhaltet insbesondere auch die Nutzung von externen E-Mail-Anbietern (z.B. GMX, Hotmail, Google Mail, etc.).
-# Umlaufbeschlüsse sind in signierter Textform (z. B. per digitaler Signatur oder persönlicher Unterschrift) zu bearbeiten.
+# Es ist dafür Sorge zu tragen, dass Daten, die unter §1 fallen, nicht über externe kommerzielle Dienstleister ausgetauscht werden, die nicht ausschließlich EU-Datenschutzgesetzen unterliegen. Dies beinhaltet insbesondere auch die Nutzung von externen E-Mail-Anbietern (z.B. Hotmail, Google Mail, etc.).
+# Umlaufbeschlüsse sind in signierter Textform (z. B. per digitaler Signatur oder persönlicher Unterschrift) zu bearbeiten. Eine fortlaufende Nummer des Umlaufbeschlusses im Format [UB YYYY-MM-DD-##] ist Teil des signierten Textes. Bei Mails ist die Angabe der UB-Nummer zusätzlich im Subject notwendig. Vor der Verwendung der UB-Nummer muss diese auf der Wiki-Seite [[Nächste Vorstandssitzung]] vergeben werden.
+# Falls die Kosten einer Anschaffung den in einem Beschluss gefassten Geldbetrag übersteigen (bspw. durch unerwartet gestiegene Versandkosten oder Preisanpassungen), ist die Zustimmung des Vorstands ohne die Notwendigkeit eines weiteren Beschlusses gegeben, sofern die tatsächlichen Kosten den beschlossenen Betrag nicht mehr als 5% oder alternativ 5€ übersteigen.
== §3 Protokolle der Vorstandssitzungen ==
# Die Protokolle zu Vorstandssitzungen müssen mindestens beinhalten:
## Legitimation des Zahlungsausganges durch Referenz auf den entsprechenden Vorstandsbeschluss
## Bei Projektgeldern: Angabe, für welches Projekt der Zahlungsausgang verwendet wird
# Der Schatzmeister hat für jedes Mitglied ein Mitgliedskonto zu führen, auf dem alle gezahlten Mitgliedsbeiträge des Mitglieds, sowie die monatlich fälligen Mitgliedsbeiträge gebucht werden.
-# Rechnungen bis zu 50 € kann der Schatzmeister ohne Beschluss der restlichen Vorstandsmitglieder begleichen.
-## Die Rechnungen müssen einen direkten Bezug zum Betrieb des Space haben. Rechnungen mit Projektbezug sind grundsätzlich durch den Vorstand zu beschließen.
-## Die Rechnungen können darüber hinaus auch direkt mit dem Betrieb des Verein zusammenhängen (Ummeldegebühren beim Amtsgericht, Notarkosten, etc.)
-## Der Schatzmeister hat den Vorstand zeitnah, spätestens zur nächsten Vorstandssitzung, über derart beglichene Rechnungen und deren Zweck zu informieren.
-# Vertretung des Schatzmeisters: Es muss ein Vertreter für den Schatzmeister bestimmt werden, der neben dem Schatzmeister gleichberechtigt Zugriff auf die Buchführung des Vereins hat. (Hiervon sind personalisierte Zugänge zu z. B. Online-Banking ausgeschlossen). Der Vertreter muss Mitglied des Vorstandes sein.
+# In folgenden Fällen kann der Schatzmeister Rechnungen ohne Beschluss der restlichen Vorstandsmitglieder begleichen:
+## Rechnungen, die direkt mit dem Betrieb des Spaces zusammenhängen und 50€ nicht übersteigen.
+## Rechnungen mit Projektbezug bis 30€, die von mindestens drei Mitgliedern bestätigt wurden; Rechnungen mit Projektbezug bis 50€, die von mindestens vier Mitgliedern bestätigt wurden.
+## Rechnungen, die direkt mit dem Betrieb des Vereins zusammenhängen (z.B. Gebühren für Amtsgericht, Notarkosten, Bankgebühren etc.)
+# Vertretung des Schatzmeisters: Es müssen zwei Vertreter für den Schatzmeister bestimmt werden, die neben dem Schatzmeister gleichberechtigt Zugriff auf die Buchführung des Vereins haben. (Hiervon sind personalisierte Zugänge zu z. B. Online-Banking ausgeschlossen). Die Vertreter müssen Mitglieder des Vorstandes sein. <ref>Die Vertretung des Schatzmeisters wird von [[Benutzer:Chamaeleon|Linda Fliß]] und [[Benutzer:Chrissi^|Chris Fiege]] wahrgenommen.</ref>
+
+== §5 Vorstand als Ansprechpartner ==
+
+# Die einzelnen Vorstandsmitglieder, sowie der gesamte Vorstand, stehen als Ansprechpartner für Probleme zur Verfügung, die von Entitäten des Vereins oder Entitäten aus dem Spaceumfeld an sie herangetragen werden. Diese Probleme werden ernst genommen und vertraulich behandelt und es wird versucht, nach Möglichkeit die angesprochenen Probleme zu lösen, sofern nichts anderes gewünscht ist. <ref>siehe auch: [[Vorstand/Vorgehen bei Problemen|Vorgehen bei Problemen]]</ref>
+
+== §6 Mitgliedsangelegenheiten ==
+
+# Änderung der Mitgliedsart
+## Möchte ein Mitglied seine Mitgliedsart ändern, so gilt die Zustimmung des Vorstandes zu einem entsprechenden Antrag als implizit gegeben.
+## Wenn nicht anders gewünscht, geht der Vorstand davon aus, dass eine Änderung der Mitgliedsart zum 1. des nächsten Monats wirksam wird.
+## Eine UB-Nummer wird trotzdem der Referenz halber zugewiesen.
+# Wechsel des Beitragsmodells für ordentliche Mitglieder:
+## Zeigt ein Mitglied an, dass es zwischen dem ermäßigten Beitrag nach Beitragsordnung §0 Abs. 2 und dem normalen Beitrag nach Beitragsordnung §0 Abs. 0 wechseln möchte, so ist keine Zustimmung des Vorstands notwendig.
+## Eine UB-Nummer wird trotzdem der Referenz halber zugewiesen.
== Anmerkungen ==
-;§0 Abs. 3
-:Mit der Verwaltung der physischen Schlüssel zur oberen Tür wird {{Benutzer|larsan}} beauftragt.
-;§4 Abs. 7
-:Die Vertretung des Schatzmeisters wird von {{Benutzer|Daniel Bohrer}} wahrgenommen.
+<references />
[[Kategorie:Dokumente]]
[[Kategorie:Verein]]
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