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[stratum0-wiki.git] / How_To_Antrag.mw

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 Dinge vom Verein bezahlen lassen, wie geht das eigentlich?
 Dinge vom Verein bezahlen lassen, wie geht das eigentlich?

-Dieser Artikel beschreibt das Textbuch-Vorgehen für einen Antrag. Die gelebte Realität kann beizeiten heirvon abweichen.
+Dieser Artikel beschreibt das Textbuch-Vorgehen für einen Antrag. Die gelebte Realität kann beizeiten, sollte aber regulär nicht hiervon abweichen.

 
 Grundsätzlich gilt: Vom Vereinsgeld getätigte Anschaffungen müssen dem Vereinszweck ([[Satzung#§2 Zweck|Satzung, §2]]) entsprechen. 
 Wichtig:
 
 Grundsätzlich gilt: Vom Vereinsgeld getätigte Anschaffungen müssen dem Vereinszweck ([[Satzung#§2 Zweck|Satzung, §2]]) entsprechen. 
 Wichtig:

-# Die Informationen auf dieser Seite gilt nich für Anschaffungen im Sinne der [[Schatzkarte#Konto:_Matekasse|Matekasse]] oder [[Verbrauchsmaterialkasse]] (siehe dort)
+# Die Informationen auf dieser Seite gilt nicht für Anschaffungen im Sinne der [[Schatzkarte#Konto:_Matekasse|Matekasse]] oder [[Verbrauchsmaterialkasse]] (siehe dort)

 # Die Informationen auf dieser Seite behandeln nur Anschaffungen, bei denen eine Kostenübernahme durch den Verein gewünscht wird
 # Es sind auch alternative, unbürokratischere Anschaffungsmöglichkeiten denkbar, wie etwa [[Crowdfunding]] oder eine (Hardware-)[[Spenden|Spende]]
 
 # Die Informationen auf dieser Seite behandeln nur Anschaffungen, bei denen eine Kostenübernahme durch den Verein gewünscht wird
 # Es sind auch alternative, unbürokratischere Anschaffungsmöglichkeiten denkbar, wie etwa [[Crowdfunding]] oder eine (Hardware-)[[Spenden|Spende]]
 


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 # Erstattung der Kosten
 
 === 1. Diskussion über Anschaffung ===
 # Erstattung der Kosten
 
 === 1. Diskussion über Anschaffung ===

-*Dieser Punkt ist der wichtigste und variabelste. Manche Anschaffungen sind no-brainer, andere kontrovers. Grobe Richtlinie: Je teurer/relevanter und je weniger Nutzen für den Verein, bzw. je weniger Nachfrage, desto "öffentlicher" sollte der Antrag diskutiert werden.
-* Auch bei kleinen Anschaffungen sollte wenigstens mit einigen Entitäten im Space drüber geredet worden sein. Bei größeren Anschaffungen ist eine Mail auf den [[Normalverteiler]] sinnvoll. Bei Space-verändernden Maßnahmen ggf. sogar ein Pad.
-* Dies gilt auch, wenn nicht ganz klar ist, was angeschafft werden soll, bspw. "Kauft einen 4k-Beamer, 1000€" ist kein Antrag.
+* Dieser Punkt ist der wichtigste und variabelste. Manche Anschaffungen sind No-Brainer, andere kontrovers. Grobe Richtlinie: Je teurer/relevanter und je weniger Nutzen für den Verein, bzw. je weniger Nachfrage nach der anzuschaffenden Sache, desto "öffentlicher" sollte der Antrag diskutiert werden.
+* Auch bei kleinen Anschaffungen sollte wenigstens mit einigen Entitäten im Space drüber geredet worden sein. Bei größeren Anschaffungen ist eine Mail auf den [[Normalverteiler]] sinnvoll. Bei Space-verändernden Maßnahmen ggf. sogar ein Pad oder ein oder mehrere vorherige Planungstreffen.
+* Dies gilt auch, wenn nicht ganz klar ist, was angeschafft werden soll, bspw. "Kauft einen 4k-Beamer, 1000€" ist kein umsetzbarer Antrag.

 
 === 2. Antrag an den Vorstand ===
 * Dieser Schritt sollte eine Formalie sein und eigentlich keine Diskussion mehr erfordern.
 
 === 2. Antrag an den Vorstand ===
 * Dieser Schritt sollte eine Formalie sein und eigentlich keine Diskussion mehr erfordern.

-* Der Antrag erfolgt überlicherweise formlos per Mail an die Vorstandsmailingliste.
-* Die Antragstellung sollte beinhalten: 
+* Der Antrag erfolgt üblicherweise formlos per Mail an die Vorstandsmailingliste.
+* Die Antragstellung sollte beinhalten:

 ** '''Was''' konkret angeschafft werden soll (wenn möglich mit Link)
 ** '''Was''' konkret angeschafft werden soll (wenn möglich mit Link)

-** '''Wieviel''' die Anschaffung maximal kostet (einschließlich Vsk. etc.), es wird maximal der beantragte Betrag erstattet. Im Zweifelfsfall im Antrag aufrunden
+** '''Wie viel''' die Anschaffung maximal kostet (einschließlich Versandkosten etc.). Im Zweifelsfall aufrunden. Manchmal kommt es vor, dass sich zwischen Antragstellung und Anschaffung der Preis oder die Versandkosten unerwartet ändern; bis zu 5% über dem beantragten Betrag sind hierbei akzeptabel, ohne dass ein neuer Antrag gestellt werden muss. Es wird maximal der beantragte Betrag + 5% erstattet.

 ** '''Wer''' die Anschaffung vornimmt.
 ** Wenn du die Anschaffung nicht selbst auslegen kannst, gibt es ein paar Möglichkeiten:
 *** Such eine andere Entität, die kann
 ** '''Wer''' die Anschaffung vornimmt.
 ** Wenn du die Anschaffung nicht selbst auslegen kannst, gibt es ein paar Möglichkeiten:
 *** Such eine andere Entität, die kann


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 *** Bitte den Vorstand, die Anschaffung für dich zu erledigen (mit Begründung)
 
 === 3. Genehmigung der Finanzen ===
 *** Bitte den Vorstand, die Anschaffung für dich zu erledigen (mit Begründung)
 
 === 3. Genehmigung der Finanzen ===

-* Der Vorstand gibt dem Antrag eine Umlaufbeschluss-Nummer und stimmt per Mail darüber ab (laut [[Vorstand/Geschäftsordnung]]: "+1" als signierte Mail).
-* Der Antrag wird auf der Wikiseite für die [[Nächste Vorstandssitzung]] eingetragen.
-* Die antragestellende Entität wird über den erfolgreichen oder abgelehnten Antrag benachrichtigt.
+* Der Vorstand gibt dem Antrag eine [[Umlaufbeschluss]]-Nummer und stimmt per Mail darüber ab (laut [[Vorstand/Geschäftsordnung]]: "+1" als signierte Mail).
+* Der Antrag wird vom Vorstand auf der Wikiseite für die [[Nächste Vorstandssitzung]] eingetragen.
+* Die antragestellende Entität wird vom Vorstand über den erfolgreichen oder abgelehnten Antrag benachrichtigt.

 
 === 4. Anschaffung ===
 
 === 4. Anschaffung ===

-* Die im Antrag genannte Entität schafft die beantragte Anschaffung an.
+* Die antragstellende Entität oder die Entität, die das Geld auslegt oder der Vorstand (je nachdem, was bei der Antragstellung vereinbart wurde) schafft die beantragte Anschaffung an.

 
 === 5. Erstattung der Kosten ===
 
 === 5. Erstattung der Kosten ===

-* Sobald die anschaffende Entität eine Rechnung/einen Beleg für die Anschaffung hat, schickt sie diese per Mail an den Vorstand und gibt dabei die Kontodaten für die Erstattung mit an.
-* Bei Papierrechnungen ist eine Hinterlegung der Rechnung im "Schatzmeisterfoofach", sowie ein Hinweis darauf mitsamt der nötigen Daten per Mail der gängige Weg.
+* Sobald die anschaffende Entität eine Rechnung/einen Beleg für die Anschaffung hat, schickt sie diese per Mail an den Vorstand. Dabei gibt sie formlos folgende Infos an:
+*# Name der anschaffenden Entität
+*# UB-Nummer oder Titel/Stichwort des Umlaufbeschlusses
+*# Kontodaten für die Erstattung
+* Bei Papierrechnungen ist eine Hinterlegung der Rechnung im "Schatzmeisterfoofach" (Schubladenschrank im Frickelraum hinter der Tür), sowie ein Hinweis darauf mitsamt der nötigen Daten per Mail der gängige Weg.
+* Lieferscheine bitte in Ablage P bzw. unter /dev/null ablegen.

 * Der Schatzmeister hinterlegt das Dokument in der Buchhaltung und erstattet den Betrag.
 
 == Beispiele ==
 === Rollos (gut) ===
 * Der Schatzmeister hinterlegt das Dokument in der Buchhaltung und erstattet den Betrag.
 
 == Beispiele ==
 === Rollos (gut) ===

-Seit Ewigkeiten war die Verdunkelung vom Chillraum und die Lichttrennung zwischen Chill- und Frickelraum ein Jemandmüsstemal™. Irgendwann haben sich einige Entitäten im Space zusammengesetzt, rausgesucht, welche Verdunkungsmaßnahmen geeignet wären und dann eine konrekte Mail mit Links zu entsprechenden Rollos und einem Antrag über 70€ direkt an den Vorstand geschickt. Ohne weitere Diskussion auf dem normalverteiler. Wenige Tage später waren die Rollos installiert.
+Seit Ewigkeiten war die Verdunkelung vom Chillraum und die Lichttrennung zwischen Chill- und Frickelraum ein Jemandmüsstemal™. Irgendwann haben sich einige Entitäten im Space zusammengesetzt, rausgesucht, welche Verdunkungsmaßnahmen geeignet wären und dann eine konkrete Mail mit Links zu entsprechenden Rollos und einem Antrag über 70€ direkt an den Vorstand geschickt. Ohne weitere Diskussion auf dem normalverteiler. Wenige Tage später waren die Rollos installiert.
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 === Seifenspender (eher nicht so gut) ===
 * Entität 1 befindet, der Space sollte einen Seifenspender anschaffen und schreibt einen Antrag auf einem Stück Klopapier.
 * Entität 2 kauft einen entsprechenden Seifenspender, fotografiert den "Antrag" und schickt ihn mitsamt einer ebay-Zahlungsaufforderung ohne jegliche Erläuterung auf die Vorstandsmailingliste.
 === Seifenspender (eher nicht so gut) ===
 * Entität 1 befindet, der Space sollte einen Seifenspender anschaffen und schreibt einen Antrag auf einem Stück Klopapier.
 * Entität 2 kauft einen entsprechenden Seifenspender, fotografiert den "Antrag" und schickt ihn mitsamt einer ebay-Zahlungsaufforderung ohne jegliche Erläuterung auf die Vorstandsmailingliste.