* Jedes Vorstandsmitglied antwortet auf den Antrag einfach mit einem kurzen „+1“ (Zustimmung zum Antrag) oder „-1“ (Ablehnung) an die Vorstands-Mailingliste und signiert die Mail mit einem entsprechenden PGP-Schlüssel, der den anderen Vorstandsmitgliedern bekannt ist. Optional kann die Mail auch anderen Inhalt (z.B. Meinungsäußerungen) enthalten, Hauptsache ist, dass die Stimme für alle Vorstandsmitglieder klar erkennbar ist.
* Um die Übersichtlichkeit zu erleichtern, werden den Mails in der Betreffzeile verschiedene Zeichenketten hinzugefügt (unter Anerkennung der Tatsache, dass Betreffzeilen nicht mit PGP signiert werden):
** <tt>[UB <i>YYYY-MM-TT-N</i>]</tt>: die eindeutige Nummer des Umlaufbeschlusses, wobei <tt>YYYY-MM-DD</tt> das Eingangsdatum darstellt und <tt>N</tt> eine laufende Nummer pro Tag (beginnend bei 1).
-** <tt>[+1 <i>name1,name2,...</i>]</tt>: die Liste der Vorstandsmitglieder, die schon für den Antrag gestimmt haben, Namen werden meist auf die ersten paar Zeichen gekürzt. Wenn eine Mail eine Zustimmung zu dem Antrag enthält, sollte damit auch die Betreffzeile angepasst werden.
** <tt>[done]</tt> wird manchmal hinzugefügt, wenn die Angelegenheit erledigt ist und kein weiteres Vorgehen erforderlich ist.
* Zusätzlich werden alle Umlaufbeschlüsse in Kurzform (UB-Nummer und Betreffzeile) auf der Tagesordnung zur [[Nächste Vorstandssitzung|nächsten Vorstandssitzung]] gesammelt, damit sie bei der Sitzung nicht vergessen werden. Aus Datenschutzgründen werden dabei Mitgliedsangelegenheiten (Beitritt, Austritt, Antrag auf Ermäßigung, etc.) nur mit dem Betreff „Mitgliedsangelegenheit“ bezeichnet.
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* In Zukunft™ soll das alles bequem über ''Ditzy'' laufen. Ditzy ist ein Prozess auf {{Benutzer|Valodim}}s Server, der die Mails der Vorstandsliste aus Valodims Postfach liest und die Votes für Anträge auf einer übersichtlichen Webseite darstellt (siehe auch [[Vorträge/Vorbei#Talks am Mittwoch, 14. Mai 2014, ab 19:00|Valodims Vortrag dazu]]). Es prüft dabei auf die folgenden Kriterien:
** Im Titel der Mail muss die Zeichenkette „[antrag]“ oder „Antrag“ enthalten sein
** Die Mail muss von einer Vorstandsentität PGP-signiert worden sein
** Es muss „+1“ (Zustimmung), „-1“ (Ablehnung) oder „~0“ (Enthaltung) ''alleine auf einer einzelnen Zeile'' in der Mail enthalten sein
** Die Zuordnung der Mails zu den einzelnen Anträgen erfolgt über Mail-Threading.
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== Kontovollmacht für den Schatzmeister ==
Unsere [[Satzung]] regelt in §8 Abs. 1, dass je zwei Entitäten aus der Menge { Vorstandsvorsitzender, stellv. Vorsitzender, Schatzmeister } gemeinsam vertretungsberechtigt sind. Die Bank nimmt das sehr genau, und es müssten dann bei jeder Transaktion und auch bei jedem Abruf von Kontoauszügen mindestens zwei dieser Entitäten ihre Zustimmung geben bzw. anwesend sein. Die Bank stellt auch entsprechende Online-Schnittstellen zur Verfügung, die aber eher auf große Unternehmen ausgerichtet sind und sich entsprechend im mehrstelligen Bereich in den Bankgebühren niederschlagen.
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