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[stratum0-wiki.git] / Vorstand%2FBest_Current_Practices.mw

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 Diese Seite soll kurz die aktuelle Arbeitsweise des [[Vorstand]]s zusammenfassen, die über die [[Geschäftsordnung Vorstand|Geschäftsordnung]] hinausgeht; also alles, was sich als effizient, nützlich oder nötig erwiesen hat für nachfolgende Vorstandsgenerationen dokumentieren.
 
 == Umlaufbeschlüsse ==
 Diese Seite soll kurz die aktuelle Arbeitsweise des [[Vorstand]]s zusammenfassen, die über die [[Geschäftsordnung Vorstand|Geschäftsordnung]] hinausgeht; also alles, was sich als effizient, nützlich oder nötig erwiesen hat für nachfolgende Vorstandsgenerationen dokumentieren.
 
 == Umlaufbeschlüsse ==

-Um (dringende) Angelegenheiten auch in der Zeit zwischen Vorstandssitzungen beschließen zu können, gibt es sog. Umlaufbeschlüsse. Laut [[Geschäftsordnung Vorstand|Geschäftsordnung]] §2 Abs. 2 müssen diese schriftlich und mit Unterschrift oder elektronischer Signatur vorgenommen werden, was im Normalfall über die vorstandsinterne Mailingliste passiert. Das Quorum liegt dabei bei 2/3 der Vorstandsmitglieder (siehe [[Satzung]], §8 Abs. 8, im Gegensatz zu 50% der ''anwesenden'' Vorstandsmitglieder auf Vorstandssitzungen), außerdem müssen Umlaufbeschlüsse zur Sicherheit und allgemeinen Kenntnisnahme nochmal kurz auf einer folgenden Vorstandssitzung bestätigt werden.
+Um Angelegenheiten auch in der Zeit zwischen Vorstandssitzungen beschließen zu können, gibt es sog. Umlaufbeschlüsse. Laut [[Geschäftsordnung Vorstand|Geschäftsordnung]] §2 Abs. 2 müssen diese schriftlich und mit Unterschrift oder elektronischer Signatur vorgenommen werden, was im Normalfall über die vorstandsinterne Mailingliste passiert. Das Quorum liegt dabei bei 2/3 der Vorstandsmitglieder (siehe [[Satzung]], §8 Abs. 8, im Gegensatz zu 50% der ''anwesenden'' Vorstandsmitglieder auf Vorstandssitzungen), außerdem müssen Umlaufbeschlüsse zur Sicherheit und allgemeinen Kenntnisnahme nochmal kurz auf einer folgenden Vorstandssitzung bestätigt werden.

 
 Es haben sich dabei folgende Verhaltensweisen herausgebildet:
 * Jedes Vorstandsmitglied antwortet auf den Antrag einfach mit einem kurzen „+1“ (Zustimmung zum Antrag) oder „-1“ (Ablehnung) an die Vorstands-Mailingliste und signiert die Mail mit einem entsprechenden PGP-Schlüssel, der den anderen Vorstandsmitgliedern bekannt ist. Optional kann die Mail auch anderen Inhalt (z.B. Meinungsäußerungen) enthalten, Hauptsache ist, dass die Stimme für alle Vorstandsmitglieder klar erkennbar ist.
 
 Es haben sich dabei folgende Verhaltensweisen herausgebildet:
 * Jedes Vorstandsmitglied antwortet auf den Antrag einfach mit einem kurzen „+1“ (Zustimmung zum Antrag) oder „-1“ (Ablehnung) an die Vorstands-Mailingliste und signiert die Mail mit einem entsprechenden PGP-Schlüssel, der den anderen Vorstandsmitgliedern bekannt ist. Optional kann die Mail auch anderen Inhalt (z.B. Meinungsäußerungen) enthalten, Hauptsache ist, dass die Stimme für alle Vorstandsmitglieder klar erkennbar ist.

-* Um die Übersichtlichkeit zu erleichtern, werden den Mails in der Betreffzeile verschiedene Zeichenketten hinzugefügt (unter Anerkennung der Tatsache, dass Betreffzeilen nicht mit PGP signiert werden):
-** <tt>[UB <i>YYYY-MM-TT-N</i>]</tt>: die eindeutige Nummer des Umlaufbeschlusses, wobei <tt>YYYY-MM-DD</tt> das Eingangsdatum darstellt und <tt>N</tt> eine laufende Nummer pro Tag (beginnend bei 1).
-** <tt>[done]</tt> wird manchmal hinzugefügt, wenn die Angelegenheit erledigt ist und kein weiteres Vorgehen erforderlich ist.
-* Zusätzlich werden alle Umlaufbeschlüsse in Kurzform (UB-Nummer und Betreffzeile) auf der Tagesordnung zur [[Nächste Vorstandssitzung|nächsten Vorstandssitzung]] gesammelt, damit sie bei der Sitzung nicht vergessen werden. Aus Datenschutzgründen werden dabei Mitgliedsangelegenheiten (Beitritt, Austritt, Antrag auf Ermäßigung, etc.) nur mit dem Betreff „Mitgliedsangelegenheit“ bezeichnet.
-<!-- veraltet:
-* In Zukunft™ soll das alles bequem über ''Ditzy'' laufen. Ditzy ist ein Prozess auf {{Benutzer|Valodim}}s Server, der die Mails der Vorstandsliste aus Valodims Postfach liest und die Votes für Anträge auf einer übersichtlichen Webseite darstellt (siehe auch [[Vorträge/Vorbei#Talks am Mittwoch, 14. Mai 2014, ab 19:00|Valodims Vortrag dazu]]). Es prüft dabei auf die folgenden Kriterien:
-** Im Titel der Mail muss die Zeichenkette „[antrag]“ oder „Antrag“ enthalten sein
-** Die Mail muss von einer Vorstandsentität PGP-signiert worden sein
-** Es muss „+1“ (Zustimmung), „-1“ (Ablehnung) oder „~0“ (Enthaltung) ''alleine auf einer einzelnen Zeile'' in der Mail enthalten sein
-** Die Zuordnung der Mails zu den einzelnen Anträgen erfolgt über Mail-Threading.
--->
+* Um die Übersichtlichkeit zu erleichtern, werden den Mails in der Betreffzeile eine eindeutige Nummer des Umlaufbeschlusses hinzugefügt (unter Anerkennung der Tatsache, dass Betreffzeilen nicht mit PGP signiert werden): <tt>[UB <i>YYYY-MM-TT-NN</i>]</tt>, wobei <tt>YYYY-MM-DD</tt> das Eingangsdatum darstellt und <tt>NN</tt> eine laufende Nummer pro Tag (beginnend bei 01).
+* Zusätzlich werden alle Umlaufbeschlüsse in Kurzform (UB-Nummer und Betreffzeile, Kosten bei Anschaffungen)) auf der Tagesordnung zur [[Nächste Vorstandssitzung|nächsten Vorstandssitzung]] gesammelt, damit sie bei der Sitzung nicht vergessen werden. Aus Datenschutzgründen werden dabei Mitgliedsangelegenheiten (Beitritt, Antrag auf Ermäßigung, etc.) nur mit dem Betreff „Mitgliedsangelegenheit“ bezeichnet.
+** Sobald der Antrag angenommen/abgelehnt wurde, wird die antragstellende Entität darüber informiert und dem Eintrag im Wiki ein {{Pro}}, respektive {{Contra}} vorangestellt.
+*** Es ist sinnvoll, wenn dies direkt die vierte zustimmende Vorstandsentität macht.

 
 == Kontovollmacht für den Schatzmeister ==
 Unsere [[Satzung]] regelt in §8 Abs. 1, dass je zwei Entitäten aus der Menge { Vorstandsvorsitzender, stellv. Vorsitzender, Schatzmeister } gemeinsam vertretungsberechtigt sind. Die Bank nimmt das sehr genau, und es müssten dann bei jeder Transaktion und auch bei jedem Abruf von Kontoauszügen mindestens zwei dieser Entitäten ihre Zustimmung geben bzw. anwesend sein. Die Bank stellt auch entsprechende Online-Schnittstellen zur Verfügung, die aber eher auf große Unternehmen ausgerichtet sind und sich entsprechend im mehrstelligen Bereich in den Bankgebühren niederschlagen.
 
 == Kontovollmacht für den Schatzmeister ==
 Unsere [[Satzung]] regelt in §8 Abs. 1, dass je zwei Entitäten aus der Menge { Vorstandsvorsitzender, stellv. Vorsitzender, Schatzmeister } gemeinsam vertretungsberechtigt sind. Die Bank nimmt das sehr genau, und es müssten dann bei jeder Transaktion und auch bei jedem Abruf von Kontoauszügen mindestens zwei dieser Entitäten ihre Zustimmung geben bzw. anwesend sein. Die Bank stellt auch entsprechende Online-Schnittstellen zur Verfügung, die aber eher auf große Unternehmen ausgerichtet sind und sich entsprechend im mehrstelligen Bereich in den Bankgebühren niederschlagen.