Dinge vom Verein bezahlen lassen, wie geht das eigentlich?
Dieser Artikel beschreibt das Textbuch-Vorgehen für einen Antrag. Die gelebte Realität kann beizeiten heirvon abweichen.
-Grundsätzlich gilt: Vom Vereinsgeld getätigte Anschaffungen müssen dem Vereinszweck (Satzung $1) entsprechen.
+Grundsätzlich gilt: Vom Vereinsgeld getätigte Anschaffungen müssen dem Vereinszweck ([[Satzung#§2 Zweck|Satzung, §2]]) entsprechen.
Wichtig:
# Die Informationen auf dieser Seite gilt nich für Anschaffungen im Sinne der [[Schatzkarte#Konto:_Matekasse|Matekasse]] oder [[Verbrauchsmaterialkasse]] (siehe dort)
# Die Informationen auf dieser Seite behandeln nur Anschaffungen, bei denen eine Kostenübernahme durch den Verein gewünscht wird
=== 1. Diskussion über Anschaffung ===
*Dieser Punkt ist der wichtigste und variabelste. Manche Anschaffungen sind no-brainer, andere kontrovers. Grobe Richtlinie: Je teurer/relevanter und je weniger Nutzen für den Verein, bzw. je weniger Nachfrage, desto "öffentlicher" sollte der Antrag diskutiert werden.
-* Auch bei kleinen Anschaffungen sollte wenigstens mit einigen Entitäten im Space drüber geredet worden sein. Bei größeren Anschaffungen ist eine Mail auf den [[Normalverteiler]] sinnvoll. Bei Space-verändernden Maßnahmen ggf. sogar ein Pad.
+* Auch bei kleinen Anschaffungen sollte wenigstens mit einigen Entitäten im Space drüber geredet worden sein. Bei größeren Anschaffungen ist eine Mail auf den [[Normalverteiler]] sinnvoll. Bei Space-verändernden Maßnahmen ggf. sogar ein Pad oder ein oder mehrere vorherige Planungstreffen.
* Dies gilt auch, wenn nicht ganz klar ist, was angeschafft werden soll, bspw. "Kauft einen 4k-Beamer, 1000€" ist kein Antrag.
=== 2. Antrag an den Vorstand ===
* Dieser Schritt sollte eine Formalie sein und eigentlich keine Diskussion mehr erfordern.
* Der Antrag erfolgt überlicherweise formlos per Mail an die Vorstandsmailingliste.
-* Die Antragstellung sollte beinhalten:
+* Die Antragstellung sollte beinhalten:
** '''Was''' konkret angeschafft werden soll (wenn möglich mit Link)
-** '''Wieviel''' die Anschaffung maximal kostet (einschließlich Vsk. etc.), es wird maximal der beantragte Betrag erstattet. Im Zweifelfsfall im Antrag aufrunden
+** '''Wieviel''' die Anschaffung maximal kostet (einschließlich Versandkosten etc.). Im Zweifelfsfall im Antrag aufrunden. Manchmal kommt es vor, dass sich zwischen Antragstellung und Anschaffung der Preis oder die Versandkosten unerwartet ändern; bis zu 5% über dem beantragten Betrag sind hierbei akzeptabel, ohne dass ein neuer Antrag gestellt werden muss. Es wird maximal der beantragte Betrag + 5% erstattet.
** '''Wer''' die Anschaffung vornimmt.
** Wenn du die Anschaffung nicht selbst auslegen kannst, gibt es ein paar Möglichkeiten:
*** Such eine andere Entität, die kann
* Die antragestellende Entität wird über den erfolgreichen oder abgelehnten Antrag benachrichtigt.
=== 4. Anschaffung ===
-* Die im Antrag genannte Entität schafft die beantragte Anschaffung an.
+* Die antragstellende Entität oder die Entität, die das Geld auslegt oder der Vorstand (je nachdem, was bei der Antragstellung vereinbart wurde) schafft die beantragte Anschaffung an.
=== 5. Erstattung der Kosten ===
-* Sobald die anschaffende Entität eine Rechnung/einen Beleg für die Anschaffung hat, schickt sie diese per Mail an den Vorstand und gibt dabei die Kontodaten für die Erstattung mit an.
-* Bei Papierrechnungen ist eine Hinterlegung der Rechnung im "Schatzmeisterfoofach", sowie ein Hinweis darauf mitsamt der nötigen Daten per Mail der gängige Weg.
+* Sobald die anschaffende Entität eine Rechnung/einen Beleg für die Anschaffung hat, schickt sie diese per Mail an den Vorstand. Dabei gibt sie formlos folgende Infos an:
+*# Name der anschaffenden Entität
+*# UB-Nummer oder Titel/Stichwort des Umlaufbeschlusses
+*# Kontodaten für die Erstattung
+* Bei Papierrechnungen ist eine Hinterlegung der Rechnung im "Schatzmeisterfoofach" (Schubladenschrank im Frickelraum hinter der Tür), sowie ein Hinweis darauf mitsamt der nötigen Daten per Mail der gängige Weg.
+* Lieferscheine bitte in Ablage P bzw. unter /dev/null ablegen.
* Der Schatzmeister hinterlegt das Dokument in der Buchhaltung und erstattet den Betrag.
== Beispiele ==
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