-Der [[Arbeitsgruppe:Geschäftsführung|Vorstand]] hat auf seiner [[Vorstandssitzung 2013-05-13|Sitzung am 13. Mai 2013]] (zuletzt geändert auf der [[Vorstandssitzung 2016-03-11]]) nachfolgende Geschäftsordnung beschlossen:
+Der [[Arbeitsgruppe:Geschäftsführung|Vorstand]] hat für sich auf der [[Vorstandssitzung 2013-05-13|Vorstandssitzung am 13. Mai 2013]] zum ersten Mal eine Geschäftsordnung beschlossen, diese wurde von darauffolgenden Vorständen übernommen und ggf. angepasst, zuletzt vom aktuellen Vorstand am 2020-03-05:
== §0 Aufgabenteilung ==
Der Vorstand teilt seine Aufgabenbereiche wie folgt auf:
-# Finanzen und Führung der Mitgliederliste: Schatzmeister
-# Schriftführung: stellv. Vorsitzender
-# weitere Mitgliedsverwaltung: {{Benutzer|Chrissi^}}
+# Finanzen und Führung der Mitgliederliste: Schatzmeisterin
+# weitere Mitgliedsverwaltung und Schriftführung: {{Benutzer|Chrissi^}}
# Verwaltung der Schlüssel: Vorstandsentitäten nach Absprache. <ref>Mit der Verwaltung der physischen Schlüssel zur oberen Tür wird {{Benutzer|larsan}} beauftragt.</ref>
# Die weiteren Aufgaben des Vorstandes (Repräsentation nach außen, Einladung zu Sitzungen, etc.) teilen die Vorstandsmitglieder unter sich nach Bedarf auf.
# Personenbezogene Mitgliederdaten dürfen nur bei nachgewiesenem berechtigtem Interesse und nach Unterzeichnung einer Vertraulichkeitserklärung eingesehen werden. Kopien von Datensätzen dürfen nur zum ursprünglich genehmigten Zweck verwendet werden und müssen nach Wegfall oder Nichtigkeit dieses Zweckes vollständig vernichtet werden.
== §2 Vorstandsinterne Kommunikation ==
-# Es ist dafür Sorge zu tragen, dass Daten, die unter §1 fallen, nicht über externe kommerzielle Dienstleister ausgetauscht werden. Dies beinhaltet insbesondere auch die Nutzung von externen E-Mail-Anbietern (z.B. GMX, Hotmail, Google Mail, etc.).
-# Umlaufbeschlüsse sind in signierter Textform (z. B. per digitaler Signatur oder persönlicher Unterschrift) zu bearbeiten.
+# Es ist dafür Sorge zu tragen, dass Daten, die unter §1 fallen, nicht über externe kommerzielle Dienstleister ausgetauscht werden, die nicht ausschließlich EU-Datenschutzgesetzen unterliegen.
+# Umlaufbeschlüsse sind in signierter Textform (z. B. per digitaler Signatur oder persönlicher Unterschrift) zu bearbeiten. Eine fortlaufende Nummer des Umlaufbeschlusses im Format [UB YYYY-MM-DD-##] ist Teil des signierten Textes. Bei Mails ist die Angabe der UB-Nummer zusätzlich im Subject notwendig. Vor der Verwendung der UB-Nummer muss diese auf der Wiki-Seite [[Nächste Vorstandssitzung]] vergeben werden.
# Falls die Kosten einer Anschaffung den in einem Beschluss gefassten Geldbetrag übersteigen (bspw. durch unerwartet gestiegene Versandkosten oder Preisanpassungen), ist die Zustimmung des Vorstands ohne die Notwendigkeit eines weiteren Beschlusses gegeben, sofern die tatsächlichen Kosten den beschlossenen Betrag nicht mehr als 5% oder alternativ 5€ übersteigen.
== §3 Protokolle der Vorstandssitzungen ==
# Vorgangsdaten (Name von Antragsstellern, etc.) können ins Protokoll aufgenommen werden.
# Es ist außerdem ein vorstandsinternes Protokoll mit den für den Vorgang relevanten Daten zu führen.
-== §4 Arbeit des Schatzmeisters ==
-# Der Schatzmeister hat ein Kassenbuch für Girokonto und Barkasse in digitaler Form zu führen.
+== §4 Arbeit der Schatzmeisterin ==
+# Die Schatzmeisterin hat ein Kassenbuch für Girokonto und Barkasse in digitaler Form zu führen.
# Für die Kassenprüfung müssen zusätzlich hierzu alle Belege in analoger Form vorliegen. Die analoge Belegsammlung muss es somit erlauben, das Kassenbuch zu rekonstruieren.
-# Der Schatzmeister hat das Kassenbuch in einer Form zu führen, die es dem restlichen Vorstand erlaubt, es jederzeit einzusehen oder bei längerer Abwesenheit des Schatzmeisters weiterzuführen.
-# Der Schatzmeister hat für alle ausgehenden Zahlungen folgende Nachweise zu führen:
+# Die Schatzmeisterin hat das Kassenbuch in einer Form zu führen, die es dem restlichen Vorstand erlaubt, es jederzeit einzusehen oder bei längerer Abwesenheit der Schatzmeisterin weiterzuführen.
+# Die Schatzmeisterin hat für alle ausgehenden Zahlungen folgende Nachweise zu führen:
## Quittung/Rechnung/Abschlagsplan als Nachweis der Höhe der Summe
## Legitimation des Zahlungsausganges durch Referenz auf den entsprechenden Vorstandsbeschluss
## Bei Projektgeldern: Angabe, für welches Projekt der Zahlungsausgang verwendet wird
-# Der Schatzmeister hat für jedes Mitglied ein Mitgliedskonto zu führen, auf dem alle gezahlten Mitgliedsbeiträge des Mitglieds, sowie die monatlich fälligen Mitgliedsbeiträge gebucht werden.
-# In folgenden Fällen kann der Schatzmeister Rechnungen ohne Beschluss der restlichen Vorstandsmitglieder begleichen:
+# Die Schatzmeisterin hat für jedes Mitglied ein Mitgliedskonto zu führen, auf dem alle gezahlten Mitgliedsbeiträge des Mitglieds, sowie die monatlich fälligen Mitgliedsbeiträge gebucht werden.
+# In folgenden Fällen kann die Schatzmeisterin Rechnungen ohne Beschluss der restlichen Vorstandsmitglieder begleichen:
## Rechnungen, die direkt mit dem Betrieb des Spaces zusammenhängen und 50€ nicht übersteigen.
-## Rechnungen mit Projektbezug bis 30€, die von mindestens drei Mitgliedern bestätigt wurden.
-## Rechnungen, die direkt mit dem Betrieb des Vereins zusammenhängen (z.B. Gebühren für Amtsgericht, Notarkosten, Bankgebühren etc.)
-# Der Schatzmeister hat den Vorstand zeitnah, spätestens zur nächsten Vorstandssitzung, über derart beglichene Rechnungen und deren Zweck zu informieren.
-# Vertretung des Schatzmeisters: Es muss ein Vertreter für den Schatzmeister bestimmt werden, der neben dem Schatzmeister gleichberechtigt Zugriff auf die Buchführung des Vereins hat. (Hiervon sind personalisierte Zugänge zu z. B. Online-Banking ausgeschlossen). Der Vertreter muss Mitglied des Vorstandes sein. <ref>Die Vertretung des Schatzmeisters wird von [[Benutzer:Chamaeleon|Linda Fliß]] wahrgenommen.</ref>
+## Rechnungen mit Projektbezug bis 30€, die von mindestens drei Mitgliedern bestätigt wurden; Rechnungen mit Projektbezug bis 50€, die von mindestens vier Mitgliedern bestätigt wurden.
+## Rechnungen, die direkt mit dem Betrieb des Vereins zusammenhängen (z.B. Gebühren für Amtsgericht, Notarkosten, Bankgebühren etc.)
+# Vertretung der Schatzmeisterin: Es müssen zwei Vertreter für die Schatzmeisterin bestimmt werden, die jeweils und unabhängig voneinander neben der Schatzmeisterin gleichberechtigt Zugriff auf die Buchführung des Vereins haben. (Hiervon sind personalisierte Zugänge zu z. B. Online-Banking ausgeschlossen). Die Vertreter müssen Mitglieder des Vorstandes sein. <ref>Die Vertretung der Schatzmeisterin wird von [[Benutzer:Chamaeleon|Linda Fliß]] und [[Benutzer:Chrissi^|Chris Fiege]] wahrgenommen.</ref>
== §5 Vorstand als Ansprechpartner ==
## Möchte ein Mitglied seine Mitgliedsart ändern, so gilt die Zustimmung des Vorstandes zu einem entsprechenden Antrag als implizit gegeben.
## Wenn nicht anders gewünscht, geht der Vorstand davon aus, dass eine Änderung der Mitgliedsart zum 1. des nächsten Monats wirksam wird.
## Eine UB-Nummer wird trotzdem der Referenz halber zugewiesen.
-# Anzeige von Ermäßigung
-## Zeigt ein Mitglied an, dass es den ermäßigten Beitrag nach Beitragsordnung §0 Abs. 2 zahlen will, so ist keine Zustimmung des Vorstandes notwendig.
+# Wechsel des Beitragsmodells für ordentliche Mitglieder:
+## Zeigt ein Mitglied an, dass es zwischen dem ermäßigten Beitrag nach Beitragsordnung §0 Abs. 2 und dem normalen Beitrag nach Beitragsordnung §0 Abs. 0 wechseln möchte, so ist keine Zustimmung des Vorstands notwendig.
## Eine UB-Nummer wird trotzdem der Referenz halber zugewiesen.
== Anmerkungen ==
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