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[stratum0-wiki.git] / Vorstand%2FBest_Current_Practices.mw

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 Diese Seite soll kurz die aktuelle Arbeitsweise des [[Vorstand]]s zusammenfassen, die über die [[Geschäftsordnung Vorstand|Geschäftsordnung]] hinausgeht; also alles, was sich als effizient, nützlich oder nötig erwiesen hat für nachfolgende Vorstandsgenerationen dokumentieren.
 
 == Umlaufbeschlüsse ==
 Diese Seite soll kurz die aktuelle Arbeitsweise des [[Vorstand]]s zusammenfassen, die über die [[Geschäftsordnung Vorstand|Geschäftsordnung]] hinausgeht; also alles, was sich als effizient, nützlich oder nötig erwiesen hat für nachfolgende Vorstandsgenerationen dokumentieren.
 
 == Umlaufbeschlüsse ==

-Um dringende Angelegenheiten auch in der Zeit zwischen Vorstandssitzungen zu beschließen, sind Umlaufbeschlüsse vorgesehen. Laut [[Geschäftsordnung Vorstand|Geschäftsordnung]] §2 Abs. 2 müssen diese schriftlich und mit Unterschrift oder elektronischer Signatur vorgenommen werden, was im Normalfall über die vorstandsinterne Mailingliste passiert. Das Quorum liegt dabei bei 2/3 der Vorstandsmitglieder (siehe [[Satzung]], §8 Abs. 8), außerdem müssen Umlaufbeschlüsse zur Sicherheit nochmal kurz auf einer folgenden Vorstandssitzung bestätigt werden.
+Um (dringende) Angelegenheiten auch in der Zeit zwischen Vorstandssitzungen beschließen zu können, gibt es sog. Umlaufbeschlüsse. Laut [[Geschäftsordnung Vorstand|Geschäftsordnung]] §2 Abs. 2 müssen diese schriftlich und mit Unterschrift oder elektronischer Signatur vorgenommen werden, was im Normalfall über die vorstandsinterne Mailingliste passiert. Das Quorum liegt dabei bei 2/3 der Vorstandsmitglieder (siehe [[Satzung]], §8 Abs. 8, im Gegensatz zu 50% der ''anwesenden'' Vorstandsmitglieder auf Vorstandssitzungen), außerdem müssen Umlaufbeschlüsse zur Sicherheit und allgemeinen Kenntnisnahme nochmal kurz auf einer folgenden Vorstandssitzung bestätigt werden.

 
 Es haben sich dabei folgende Verhaltensweisen herausgebildet:
 * Jedes Vorstandsmitglied antwortet auf den Antrag einfach mit einem kurzen „+1“ (Zustimmung zum Antrag) oder „-1“ (Ablehnung) an die Vorstands-Mailingliste und signiert die Mail mit einem entsprechenden PGP-Schlüssel, der den anderen Vorstandsmitgliedern bekannt ist. Optional kann die Mail auch anderen Inhalt (z.B. Meinungsäußerungen) enthalten, Hauptsache ist, dass die Stimme für alle Vorstandsmitglieder klar erkennbar ist.
 
 Es haben sich dabei folgende Verhaltensweisen herausgebildet:
 * Jedes Vorstandsmitglied antwortet auf den Antrag einfach mit einem kurzen „+1“ (Zustimmung zum Antrag) oder „-1“ (Ablehnung) an die Vorstands-Mailingliste und signiert die Mail mit einem entsprechenden PGP-Schlüssel, der den anderen Vorstandsmitgliedern bekannt ist. Optional kann die Mail auch anderen Inhalt (z.B. Meinungsäußerungen) enthalten, Hauptsache ist, dass die Stimme für alle Vorstandsmitglieder klar erkennbar ist.

-* Um die Übersichtlichkeit zu erleichtern, werden den Mails in der Betreffzeile verschiedene Zeichenketten hinzugefügt (mit der Anerkennung der Tatsache, dass Betreffzeilen nicht mit PGP signiert werden):
+* Um die Übersichtlichkeit zu erleichtern, werden den Mails in der Betreffzeile verschiedene Zeichenketten hinzugefügt (unter Anerkennung der Tatsache, dass Betreffzeilen nicht mit PGP signiert werden):

 ** <tt>[UB <i>YYYY-MM-TT-N</i>]</tt>: die eindeutige Nummer des Umlaufbeschlusses, wobei <tt>YYYY-MM-DD</tt> das Eingangsdatum darstellt und <tt>N</tt> eine laufende Nummer pro Tag (beginnend bei 1).
 ** <tt>[UB <i>YYYY-MM-TT-N</i>]</tt>: die eindeutige Nummer des Umlaufbeschlusses, wobei <tt>YYYY-MM-DD</tt> das Eingangsdatum darstellt und <tt>N</tt> eine laufende Nummer pro Tag (beginnend bei 1).

-** <tt>[+1 <i>name1,name2,...</i>]</tt>: die Liste der Vorstandsmitglieder, die schon für den Antrag gestimmt haben, Namen werden meist auf die ersten paar Zeichen gekürzt. Wenn eine Mail eine Zustimmung zu dem Antrag enthält, sollte damit auch die Betreffzeile angepasst werden.

 ** <tt>[done]</tt> wird manchmal hinzugefügt, wenn die Angelegenheit erledigt ist und kein weiteres Vorgehen erforderlich ist.
 * Zusätzlich werden alle Umlaufbeschlüsse in Kurzform (UB-Nummer und Betreffzeile) auf der Tagesordnung zur [[Nächste Vorstandssitzung|nächsten Vorstandssitzung]] gesammelt, damit sie bei der Sitzung nicht vergessen werden. Aus Datenschutzgründen werden dabei Mitgliedsangelegenheiten (Beitritt, Austritt, Antrag auf Ermäßigung, etc.) nur mit dem Betreff „Mitgliedsangelegenheit“ bezeichnet.
 ** <tt>[done]</tt> wird manchmal hinzugefügt, wenn die Angelegenheit erledigt ist und kein weiteres Vorgehen erforderlich ist.
 * Zusätzlich werden alle Umlaufbeschlüsse in Kurzform (UB-Nummer und Betreffzeile) auf der Tagesordnung zur [[Nächste Vorstandssitzung|nächsten Vorstandssitzung]] gesammelt, damit sie bei der Sitzung nicht vergessen werden. Aus Datenschutzgründen werden dabei Mitgliedsangelegenheiten (Beitritt, Austritt, Antrag auf Ermäßigung, etc.) nur mit dem Betreff „Mitgliedsangelegenheit“ bezeichnet.

+<!-- veraltet:
+* In Zukunft™ soll das alles bequem über ''Ditzy'' laufen. Ditzy ist ein Prozess auf {{Benutzer|Valodim}}s Server, der die Mails der Vorstandsliste aus Valodims Postfach liest und die Votes für Anträge auf einer übersichtlichen Webseite darstellt (siehe auch [[Vorträge/Vorbei#Talks am Mittwoch, 14. Mai 2014, ab 19:00|Valodims Vortrag dazu]]). Es prüft dabei auf die folgenden Kriterien:
+** Im Titel der Mail muss die Zeichenkette „[antrag]“ oder „Antrag“ enthalten sein
+** Die Mail muss von einer Vorstandsentität PGP-signiert worden sein
+** Es muss „+1“ (Zustimmung), „-1“ (Ablehnung) oder „~0“ (Enthaltung) ''alleine auf einer einzelnen Zeile'' in der Mail enthalten sein
+** Die Zuordnung der Mails zu den einzelnen Anträgen erfolgt über Mail-Threading.
+-->

 
 == Kontovollmacht für den Schatzmeister ==
 Unsere [[Satzung]] regelt in §8 Abs. 1, dass je zwei Entitäten aus der Menge { Vorstandsvorsitzender, stellv. Vorsitzender, Schatzmeister } gemeinsam vertretungsberechtigt sind. Die Bank nimmt das sehr genau, und es müssten dann bei jeder Transaktion und auch bei jedem Abruf von Kontoauszügen mindestens zwei dieser Entitäten ihre Zustimmung geben bzw. anwesend sein. Die Bank stellt auch entsprechende Online-Schnittstellen zur Verfügung, die aber eher auf große Unternehmen ausgerichtet sind und sich entsprechend im mehrstelligen Bereich in den Bankgebühren niederschlagen.
 
 == Kontovollmacht für den Schatzmeister ==
 Unsere [[Satzung]] regelt in §8 Abs. 1, dass je zwei Entitäten aus der Menge { Vorstandsvorsitzender, stellv. Vorsitzender, Schatzmeister } gemeinsam vertretungsberechtigt sind. Die Bank nimmt das sehr genau, und es müssten dann bei jeder Transaktion und auch bei jedem Abruf von Kontoauszügen mindestens zwei dieser Entitäten ihre Zustimmung geben bzw. anwesend sein. Die Bank stellt auch entsprechende Online-Schnittstellen zur Verfügung, die aber eher auf große Unternehmen ausgerichtet sind und sich entsprechend im mehrstelligen Bereich in den Bankgebühren niederschlagen.


@@ -18,5 +24,23 @@ Da das Verfahren bei einem ehrenamtlichen Vorstand auf Dauer auch eher hinderlic
 
 Dies hat auch zur Folge, dass nach der Neuwahl einer der vertretungsberechtigen Entitäten auf einer Mitgliederversammlung ein Termin bei der Bank nötig ist, um die Kontobesitzer oder den Inhaber der Vollmacht zu ändern. Dazu ist das Protokoll der Mitgliederversammlung und ein aktueller Vereinsregisterauszug (gibts nach dem Notartermin) nötig sowie die Personalausweise und die Unterschriften der neu gewählten Entitäten.
 
 
 Dies hat auch zur Folge, dass nach der Neuwahl einer der vertretungsberechtigen Entitäten auf einer Mitgliederversammlung ein Termin bei der Bank nötig ist, um die Kontobesitzer oder den Inhaber der Vollmacht zu ändern. Dazu ist das Protokoll der Mitgliederversammlung und ein aktueller Vereinsregisterauszug (gibts nach dem Notartermin) nötig sowie die Personalausweise und die Unterschriften der neu gewählten Entitäten.
 

+== Mitgliederverwaltung ==
+* Mitgliedsanträge kommen auf üblicherweise auf zwei Wegen zum Vorstand: 
+#) Mitgliedsantragsmail direkt per Mail an die Vorstandsliste oder
+#) schriftlich oder per Mail an eine Vorstandsentität. 
+: In beiden Fällen wird daraus ein Umlaufbeschluss auf der Vorstandsmailingliste, beim zweiten Fall wird der Antrag ggf. vorher digitalisiert und dann an die Liste weitergeleitet.
+: Sobald der Umlaufbeschluss durch ist, wird die glückliche Neuentität von einer Vorstandsentität mit einer [[Arbeitsgruppe:Geschäftsführung/Begrüßungsmail|Begrüßungsmail]] im Verein willkommen geheißen. Wer diese Mail schickt ist abzusprechen, ging der Antrag zunächst an eine konkrete Vorstandsentität, liegt es nahe, dass diese auch die Begrüßungsmail schickt.
+* Es ist Mitgliedsentitäten theoretisch möglich, von einer ordentlichen Mitgliedschaft zu einer Fördermitgliedschaft und umgekehrt zu wechseln. Da unsere [[Satzung]] einen Wechsel aber (noch) nicht vorsieht, wird das im Moment als "Austritt und Wiedereintritt" interpretiert und es wird pro forma in einem Umlaufbeschluss darüber abgestimmt. Die Mitgliedsentität wird dann in einer kurzer Mail über die erfolgte Mitgliedsstatusänderung (zum nächsten Monat) informiert.
+* Der Wechsel auf einen geringeren Mitgliedsbeitrag wird vom Vorstand auch formal als Umlaufbeschluss behandelt und durch +1 bestätigt.
+* Falls eine Mitgliedsentität mit seinen Mitgliedsbeiträgen in Rückstand gerät, wird die [[Arbeitsgruppe:Geschäftsführung/MahnMailMitgliedskonto|MahnMailMitgliedskonto]] verwendet. IdR. wird diese E-Mail frühstens bei drei ausstehenden Monatsbeiträgen verschickt.
+
+== Materialsamlung zur Referenz ==
+* Merkblatt [http://www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de/wp-content/uploads/2013/08/Datenschutz-im-Verein.pdf Datenschutz im Verein], Landesdatenschutzbeauftragter Baden-Württemberg
+* Merkblatt [http://www.ofd.niedersachsen.de/aktuelles_service/steuermerkblaetter_broschueren/merkblatt-zur-gemeinnuetzigkeit-und-zum-spendenrecht-67744.html Gemeinnützigkeit und Steuerrecht], Oberfinanzdirektion Niedersachsen (inkl. PDFs auf der rechten Seitenleiste)
+
+== Weitere Dokumentation ==
+* [[Schatzkarte]], Hinweise zur Buchführung
+* [[Verbrauchsmaterialkasse]]
+

 [[Kategorie:Verein]]
 [[Kategorie:Dokumentation]]
 [[Kategorie:Verein]]
 [[Kategorie:Dokumentation]]