Was bei einer Mitgliederversammlung zu beachten ist:
== mehr als 2 Monate vorher ==
-* eventuelle Satzungsänderungsanträge als Pull-Requests im [https://github.com/stratum0/stratum0-dokumente GitHub-Repo] sammeln
-* ''(Vorstand)'' Themen für den Jahresbericht sammeln
+* eventuelle Satzungsänderungsanträge als Pull-Requests im [https://gitli.stratum0.org/stratum0/dokumente/ Git-Repo] sammeln
+** am besten mit Erklärung auf dem Normalverteiler, damit Leute sich vorher schon Gedanken machen können
+* andere Themen für Tagesordnung sammeln
+* ''(Vorstand)'' Themen für den Tätigkeitsbericht des Vorstands sammeln
+* ''(Vorstand)'' Themen für den Jahresrückblick sammeln
== 2 Monate vorher ==
* Termin finden
* Termin festlegen
* Seite [[Nächste Mitgliederversammlung]] nach [[Mitgliederversammlung YYYY-MM-DD]] verschieben
+** Inhaltlich anpassen, Datum und Ort korrigieren.
* Termin ankündigen (Mail, soziale Netze, [[Termine]], …), damit Leute damit planen können → erhöht Anwesenheit
** ''(optional)'' bei der Terminankündigung korrekte Jahreszahl benutzen
** ''(optional)'' bei der Terminankündigung schon auf die Möglichkeit von gewünschte Satzungsänderungen hinweisen
-* Kandidaten für Wahlämter auf der Wikiseite sammeln, sofern nötig
+* Kandidaten für Wahlämter finden und auf der Wikiseite sammeln, sofern nötig
+** am besten mit Kurzvorstellung der Kandidaten auf dem Normalverteiler, damit Leute sich vorher schon Gedanken machen können
+
+== 3 Wochen vorher ==
+* Einsendeschluss für Satzungsänderungen, die in die Einladung aufgenommen werden müssen.
== mindestens 2 Wochen vorher ==
* Tagesordnung festlegen
** alle Satzungsänderungsanträge mit alter und neuer Satzungsversion erwähnen ([[Satzung]], §9)
-* Einladung rausschicken (Frist laut [[Satzung]], §8)
+* ''(Vorstand)'' Einladung rausschicken (Frist laut [[Satzung]], §8)
** mit Tagesordnung, Hinweis auf ausstehende Mitgliedsbeiträge bzgl. Stimmrecht
-** per Mail an alle(!) Mitglieder (Adressen beim Schatzmeister / dessen Vertreter)
+** per Mail an alle(!) Mitglieder (Adressen beim Schatzmeister / dessen Vertreter) (Es gibt [https://gitli.stratum0.org/stratum0/s0-massmailer/ Dieses Tool] zum Verschicken der Einladungen.)
** ausdrucken und an die Tür hängen
+** auf den Normalverteiler schicken
+* Falls die Versammlung Online / Hybrid stattfindet:
+** Tooling abstauben / neu Aufsetzen
+** Konten für alle Mitglieder anlegen und Zugangsdaten versenden
== (nicht allzu kurz) vorher ==
* für genügend Sitz- und Trinkgelegenheiten sorgen
+* Alternativ: Online-Tools einrichten und konfigurieren
* Stimmzettel für Wahlen drucken, falls benötigt
* ''(Vorstand/Schatzmeister)'' stimmberechtigte Mitglieder feststellen (ohne Fördermitglieder)
+* ''(Schatzmeister)'' Mitgliedskontoauszüge an alle Mitglieder verschicken
* ''(Vorstand)'' Jahres- und Rechenschaftsbericht verfassen
== auf der Versammlung selbst ==
* ankommende Mitglieder begrüßen und akkreditieren
* Protokollführung und Versammlungsleitung wählen
* ''(empfohlen)'' Versammlung eröffnen
+* Auf bestehende [[Mitgliederversammlung/Geschäftsordnung|Geschäftsordnung]] hinweisen
+** Explizit auch auf Wahlmodus hinweisen
* Quoren in absoluten Zahlen feststellen:
-** 23% der Mitglieder für Beschlussfähigkeit (Satzung, §7 Abs. 6)
-** > 50% der Stimmen für Annahme eines Antrags (Satzung, §7 Abs. 7)
-** 75% der anwesenden Mitglieder (inkl. Fördermitglieder) für Satzungsänderung
-** 2/3 aller Mitglieder (inkl. Fördermitglieder) für Änderung des Vereinszwecks
+** 23% der ordentlichen Mitglieder für Beschlussfähigkeit (Satzung, §7 Abs. 6)
+** > 50% der anwesenden ordentlichen Mitglieder für Annahme eines Antrags (Satzung, §7 Abs. 7)
+** 75% der anwesenden Mitglieder (inkl. Fördermitglieder) für Satzungsänderung (Satzung, §9 Abs. 1)
+** 2/3 aller Mitglieder (inkl. Fördermitglieder) für Änderung des Vereinszwecks (Satzung, §9 Abs. 2)
+* Anerkennung des RZL als Außenstelle des Stratum 0
+* Weltherrschaft an uns reißen
== möglichst bald nach der Versammlung ==
-* Protokoll schreiben
-* [[Satzung]] aktualisieren (auch auf GitHub)
+* kurzes tl;dr an den Normalverteiler schreiben
+* Protokoll schreiben und von Protokollführung und Versammlungsleitung (und neuem Vorstand) unterschreiben lassen
+* Jahresbericht, Finanzbericht, Tätigkeitsbericht und Protokoll ins Wiki hochladen und verlinken
+* [[Satzung]], [[Beitragsordnung]] und [[Mitgliederversammlung/Geschäftsordnung]] aktualisieren (auch im GitLab)
* ''(Vorstand)'' Protokoll, neue Satzung und neue vertretungsberechtigte Vorstandsentitäten zum Notar tragen
+* ''(Vorstand)'' Nach Änderung der vertretungsberechtigten Vorstandsentitäten beim Amtsgericht: Änderung der Zuständigkeit bei der Sparkasse
* ''(Vorstand)'' zu konstituierender Vorstandssitzung einladen & Vorstandssitzung abhalten
-** PGP-Keys von neuen Vorstandsentitäten sammeln
** neue Vorstandsentitäten auf [[Vorstand/BCP]] und [[Vorstand/GO]] hinweisen
+** Übergabe von papierbasierten Vorstandsdokumenten:
+*** Verträge, Stimmzettel und co. beim 1. Vorsitzenden
+*** Bücher beim Schatzmeister
+* ''(Vorstand)'' Vereinsinfrastruktur auf den neuen Vorstand umbiegen
+** Mailadressen (und ggf. Admin-Rechte) auf der Vorstandsmailingliste aktualisieren
+** [[Vorstand/Mailsignatur]] anpassen
+** <code>stratum0.lco</code> der Briefvorlage anpassen:
+*** <code>s0v-dokumente.git/vorlagen/tex/stratum0.lco</code>
+*** Kopiercode unter <code>s0v-dokumente.git/zuwendungsbescheinigungen/</code> im Blick behalten
+*** https://gitli.stratum0.org/stratum0/jverein-zuwendungsbescheinigung/blob/master/mitgliedsbeitrag/stratum0.lco
+** Accounts auf [[theodem]] anlegen und alte löschen
+*** ssh-Zugriff auf theodem anpassen und auf der Seite [[endur]] ändern, falls nötig
+** neue Vorstandsmitglieder die Datenschutzerklärung unterschreiben lassen
+** Schlüssel für den Vorstandsschrank an die neuen Vorstandsentitäten übergeben
+** Ablage des (entschlüsselten) E-Mail Archivs der Vorstandsliste der vorherigen Vorstandsperiode im Dokumente-Git
[[Kategorie:Mitgliederversammlungen|!]]
[[Kategorie:Prozesse]]
+[[Kategorie:Checklisten]]
projects / stratum0-wiki.git / blobdiff