X-Git-Url: https://git.rohieb.name/stratum0-wiki.git/blobdiff_plain/a82b0870401bee19cea6226d3050458319a14bcf..38fa07509491b54def9d82cab93e6f5549973a7b:/How_To_Antrag.mw?ds=inline diff --git a/How_To_Antrag.mw b/How_To_Antrag.mw index 3d0da27ad..b42796da4 100644 --- a/How_To_Antrag.mw +++ b/How_To_Antrag.mw @@ -1,9 +1,9 @@ Dinge vom Verein bezahlen lassen, wie geht das eigentlich? -Dieser Artikel beschreibt das Textbuch-Vorgehen für einen Antrag. Die gelebte Realität kann beizeiten heirvon abweichen. +Dieser Artikel beschreibt das Textbuch-Vorgehen für einen Antrag. Die gelebte Realität kann beizeiten, sollte aber regulär nicht hiervon abweichen. -Grundsätzlich gilt: Vom Vereinsgeld getätigte Anschaffungen müssen dem Vereinszweck (Satzung $1) entsprechen. +Grundsätzlich gilt: Vom Vereinsgeld getätigte Anschaffungen müssen dem Vereinszweck ([[Satzung#§2 Zweck|Satzung, §2]]) entsprechen. Wichtig: -# Die Informationen auf dieser Seite gilt nich für Anschaffungen im Sinne der [[Schatzkarte#Konto:_Matekasse|Matekasse]] oder [[Verbrauchsmaterialkasse]] (siehe dort) +# Die Informationen auf dieser Seite gilt nicht für Anschaffungen im Sinne der [[Schatzkarte#Konto:_Matekasse|Matekasse]] oder [[Verbrauchsmaterialkasse]] (siehe dort) # Die Informationen auf dieser Seite behandeln nur Anschaffungen, bei denen eine Kostenübernahme durch den Verein gewünscht wird # Es sind auch alternative, unbürokratischere Anschaffungsmöglichkeiten denkbar, wie etwa [[Crowdfunding]] oder eine (Hardware-)[[Spenden|Spende]] @@ -15,16 +15,16 @@ Wichtig: # Erstattung der Kosten === 1. Diskussion über Anschaffung === -*Dieser Punkt ist der wichtigste und variabelste. Manche Anschaffungen sind no-brainer, andere kontrovers. Grobe Richtlinie: Je teurer/relevanter und je weniger Nutzen für den Verein, bzw. je weniger Nachfrage, desto "öffentlicher" sollte der Antrag diskutiert werden. -* Auch bei kleinen Anschaffungen sollte wenigstens mit einigen Entitäten im Space drüber geredet worden sein. Bei größeren Anschaffungen ist eine Mail auf den [[Normalverteiler]] sinnvoll. Bei Space-verändernden Maßnahmen ggf. sogar ein Pad. -* Dies gilt auch, wenn nicht ganz klar ist, was angeschafft werden soll, bspw. "Kauft einen 4k-Beamer, 1000€" ist kein Antrag. +* Dieser Punkt ist der wichtigste und variabelste. Manche Anschaffungen sind No-Brainer, andere kontrovers. Grobe Richtlinie: Je teurer/relevanter und je weniger Nutzen für den Verein, bzw. je weniger Nachfrage nach der anzuschaffenden Sache, desto "öffentlicher" sollte der Antrag diskutiert werden. +* Auch bei kleinen Anschaffungen sollte wenigstens mit einigen Entitäten im Space drüber geredet worden sein. Bei größeren Anschaffungen ist eine Mail auf den [[Normalverteiler]] sinnvoll. Bei Space-verändernden Maßnahmen ggf. sogar ein Pad oder ein oder mehrere vorherige Planungstreffen. +* Dies gilt auch, wenn nicht ganz klar ist, was angeschafft werden soll, bspw. "Kauft einen 4k-Beamer, 1000€" ist kein umsetzbarer Antrag. === 2. Antrag an den Vorstand === * Dieser Schritt sollte eine Formalie sein und eigentlich keine Diskussion mehr erfordern. -* Der Antrag erfolgt überlicherweise formlos per Mail an die Vorstandsmailingliste. -* Die Antragstellung sollte beinhalten: +* Der Antrag erfolgt üblicherweise formlos per Mail an die Vorstandsmailingliste. +* Die Antragstellung sollte beinhalten: ** '''Was''' konkret angeschafft werden soll (wenn möglich mit Link) -** '''Wieviel''' die Anschaffung maximal kostet (einschließlich Vsk. etc.), es wird maximal der beantragte Betrag erstattet. Im Zweifelfsfall im Antrag aufrunden +** '''Wie viel''' die Anschaffung maximal kostet (einschließlich Versandkosten etc.). Im Zweifelsfall aufrunden. Manchmal kommt es vor, dass sich zwischen Antragstellung und Anschaffung der Preis oder die Versandkosten unerwartet ändern; bis zu 5% über dem beantragten Betrag sind hierbei akzeptabel, ohne dass ein neuer Antrag gestellt werden muss. Es wird maximal der beantragte Betrag + 5% erstattet. ** '''Wer''' die Anschaffung vornimmt. ** Wenn du die Anschaffung nicht selbst auslegen kannst, gibt es ein paar Möglichkeiten: *** Such eine andere Entität, die kann @@ -32,21 +32,26 @@ Wichtig: *** Bitte den Vorstand, die Anschaffung für dich zu erledigen (mit Begründung) === 3. Genehmigung der Finanzen === -* Der Vorstand gibt dem Antrag eine Umlaufbeschluss-Nummer und stimmt per Mail darüber ab (laut [[Vorstand/Geschäftsordnung]]: "+1" als signierte Mail). -* Der Antrag wird auf der Wikiseite für die [[Nächste Vorstandssitzung]] eingetragen. -* Die antragestellende Entität wird über den erfolgreichen oder abgelehnten Antrag benachrichtigt. +* Der Vorstand gibt dem Antrag eine [[Umlaufbeschluss]]-Nummer und stimmt per Mail darüber ab (laut [[Vorstand/Geschäftsordnung]]: "+1" als signierte Mail). +* Der Antrag wird vom Vorstand auf der Wikiseite für die [[Nächste Vorstandssitzung]] eingetragen. +* Die antragestellende Entität wird vom Vorstand über den erfolgreichen oder abgelehnten Antrag benachrichtigt. === 4. Anschaffung === -* Die im Antrag genannte Entität schafft die beantragte Anschaffung an. +* Die antragstellende Entität oder die Entität, die das Geld auslegt oder der Vorstand (je nachdem, was bei der Antragstellung vereinbart wurde) schafft die beantragte Anschaffung an. === 5. Erstattung der Kosten === -* Sobald die anschaffende Entität eine Rechnung/einen Beleg für die Anschaffung hat, schickt sie diese per Mail an den Vorstand und gibt dabei die Kontodaten für die Erstattung mit an. -* Bei Papierrechnungen ist eine Hinterlegung der Rechnung im "Schatzmeisterfoofach", sowie ein Hinweis darauf mitsamt der nötigen Daten per Mail der gängige Weg. +* Sobald die anschaffende Entität eine Rechnung/einen Beleg für die Anschaffung hat, schickt sie diese per Mail an den Vorstand. Dabei gibt sie formlos folgende Infos an: +*# Name der anschaffenden Entität +*# UB-Nummer oder Titel/Stichwort des Umlaufbeschlusses +*# Kontodaten für die Erstattung +* Bei Papierrechnungen ist eine Hinterlegung der Rechnung im "Schatzmeisterfoofach" (Schubladenschrank im Frickelraum hinter der Tür), sowie ein Hinweis darauf mitsamt der nötigen Daten per Mail der gängige Weg. +* Lieferscheine bitte in Ablage P bzw. unter /dev/null ablegen. * Der Schatzmeister hinterlegt das Dokument in der Buchhaltung und erstattet den Betrag. == Beispiele == === Rollos (gut) === -Seit Ewigkeiten war die Verdunkelung vom Chillraum und die Lichttrennung zwischen Chill- und Frickelraum ein Jemandmüsstemal™. Irgendwann haben sich einige Entitäten im Space zusammengesetzt, rausgesucht, welche Verdunkungsmaßnahmen geeignet wären und dann eine konrekte Mail mit Links zu entsprechenden Rollos und einem Antrag über 70€ direkt an den Vorstand geschickt. Ohne weitere Diskussion auf dem normalverteiler. Wenige Tage später waren die Rollos installiert. +Seit Ewigkeiten war die Verdunkelung vom Chillraum und die Lichttrennung zwischen Chill- und Frickelraum ein Jemandmüsstemal™. Irgendwann haben sich einige Entitäten im Space zusammengesetzt, rausgesucht, welche Verdunkungsmaßnahmen geeignet wären und dann eine konkrete Mail mit Links zu entsprechenden Rollos und einem Antrag über 70€ direkt an den Vorstand geschickt. Ohne weitere Diskussion auf dem normalverteiler. Wenige Tage später waren die Rollos installiert. + === Seifenspender (eher nicht so gut) === * Entität 1 befindet, der Space sollte einen Seifenspender anschaffen und schreibt einen Antrag auf einem Stück Klopapier. * Entität 2 kauft einen entsprechenden Seifenspender, fotografiert den "Antrag" und schickt ihn mitsamt einer ebay-Zahlungsaufforderung ohne jegliche Erläuterung auf die Vorstandsmailingliste.