From: Larsan Date: Sat, 25 Mar 2017 23:06:55 +0000 (+0000) Subject: Eine fast zu ausführliche Anleitung, wie ein Anschaffungsantrag ablaufen könnte. X-Git-Url: https://git.rohieb.name/stratum0-wiki.git/commitdiff_plain/670923a86a8832e88348b6af05e722d49c7cff86 Eine fast zu ausführliche Anleitung, wie ein Anschaffungsantrag ablaufen könnte. --- diff --git a/How_To_Antrag.mw b/How_To_Antrag.mw new file mode 100644 index 000000000..285af0b9f --- /dev/null +++ b/How_To_Antrag.mw @@ -0,0 +1,56 @@ +Dinge vom Verein bezahlen lassen, wie geht das eigentlich? +Dieser Artikel beschreibt das Textbuch-Vorgehen für einen Antrag. Die gelebte Realität kann beizeiten heirvon abweichen. + +Grundsätzlich gilt: Vom Vereinsgeld getätigte Anschaffungen müssen dem Vereinszweck (Satzung $1) entsprechen. +Wichtig: +# Die Informationen auf dieser Seite gilt nich für Anschaffungen im Sinne der [[Schatzkarte#Konto:_Matekasse|Matekasse]] oder [[Verbrauchsmaterialkasse]] (siehe dort) +# Die Informationen auf dieser Seite behandeln nur Anschaffungen, bei denen eine Kostenübernahme durch den Verein gewünscht wird +# Es sind auch alternative, unbürokratischere Anschaffungsmöglichkeiten denkbar, wie etwa [[Crowdfunding]] oder eine (Hardware-)[[Spenden|Spende]] + +== Die Abfolge einer Anschaffung: == +# Diskussion über Anschaffung +# Antrag an den Vorstand +# Genehmigung der Finanzen +# Anschaffung +# Erstattung der Kosten + +=== 1. Diskussion über Anschaffung === +*Dieser Punkt ist der wichtigste und variabelste. Manche Anschaffungen sind no-brainer, andere kontrovers. Grobe Richtlinie: Je teurer/relevanter und je weniger Nutzen für den Verein, bzw. je weniger Nachfrage, desto "öffentlicher" sollte der Antrag diskutiert werden. +* Auch bei kleinen Anschaffungen sollte wenigstens mit einigen Entitäten im Space drüber geredet worden sein. Bei größeren Anschaffungen ist eine Mail auf den [[Normalverteiler]] sinnvoll. Bei Space-verändernden Maßnahmen ggf. sogar ein Pad. +* Dies gilt auch, wenn nicht ganz klar ist, was angeschafft werden soll, bspw. "Kauft einen 4k-Beamer, 1000€" ist kein Antrag. + +=== 2. Antrag an den Vorstand === +* Dieser Schritt sollte eine Formalie sein und eigentlich keine Diskussion mehr erfordern. +* Der Antrag erfolgt überlicherweise formlos per Mail an die Vorstandsmailingliste. +* Die Antragstellung sollte beinhalten: +** '''Was''' konkret angeschafft werden soll (wenn möglich mit Link) +** '''Wieviel''' die Anschaffung maximal kostet (einschließlich Vsk. etc.), es wird maximal der beantragte Betrag erstattet. Im Zweifelfsfall im Antrag aufrunden +** '''Wer''' die Anschaffung vornimmt. +** Wenn du die Anschaffung nicht selbst auslegen kannst, gibt es ein paar Möglichkeiten: +*** Such eine andere Entität, die kann +*** Anschaffung auf Rechnung (sofern möglich), wichtig: schreib im Antrag, dass der Verein die Rechnung selbst begleichen soll +*** Bitte den Vorstand, die Anschaffung für dich zu erledigen (mit Begründung) + +=== 3. Genehmigung der Finanzen === +* Der Vorstand gibt dem Antrag eine Umlaufbeschluss-Nummer und stimmt per Mail darüber ab (laut [[Vorstand/Geschäftsordnung]]: "+1" als signierte Mail). +* Der Antrag wird auf der Wikiseite für die [[Nächste Vorstandssitzung]] eingetragen. +* Die antragestellende Entität wird über den erfolgreichen oder abgelehnten Antrag benachrichtigt. + +=== 4. Anschaffung === +* Die im Antrag genannte Entität schafft die beantragte Anschaffung an. + +=== 5. Erstattung der Kosten === +* Sobald die anschaffende Entität eine Rechnung/einen Beleg für die Anschaffung hat, schickt sie diese per Mail an den Vorstand und gibt dabei die Kontodaten für die Erstattung mit an. +* Bei Papierrechnungen ist eine Hinterlegung der Rechnung im "Schatzmeisterfoofach", sowie ein Hinweis darauf mitsamt der nötigen Daten per Mail der gängige Weg. +* Der Schatzmeister hinterlegt das Dokument in der Buchhaltung und erstattet den Betrag. + +== Beispiele == +=== Rollos (gut) === +Seit Ewigkeiten war die Verdunkelung vom Chillraum und die Lichttrennung zwischen Chill- und Frickelraum ein Jemandmüsstemal™. Irgendwann haben sich einige Entitäten im Space zusammengesetzt, rausgesucht, welche Verdunkungsmaßnahmen geeignet wären und dann eine konrekte Mail mit Links zu entsprechenden Rollos und einem Antrag über 70€ direkt an den Vorstand geschickt. Ohne weitere Diskussion auf dem normalverteiler. Wenige Tage später waren die Rollos installiert. +=== Seifenspender (eher nicht so gut) === +* Entität 1 befindet, der Space sollte einen Seifenspender anschaffen und schreibt einen Antrag auf einem Stück Klopapier. +* Entität 2 kauft einen entsprechenden Seifenspender, fotografiert den "Antrag" und schickt ihn mitsamt einer ebay-Zahlungsaufforderung ohne jegliche Erläuterung auf die Vorstandsmailingliste. +* … +* Vorstand: "wtf?" +* Explosionsartiger Riesen-Thread auf dem Normalverteiler. +* Hilarity ensues.