How_To_Mitgliederversammlung.mw

   1 Was bei einer Mitgliederversammlung zu beachten ist:
   2
   3 == mehr als 2 Monate vorher ==
   4 * eventuelle Satzungsänderungsanträge als Pull-Requests im [https://gitli.stratum0.org/stratum0/dokumente/ Git-Repo] sammeln
   5 ** am besten mit Erklärung auf dem Normalverteiler, damit Leute sich vorher schon Gedanken machen können
   6 * andere Themen für Tagesordnung sammeln
   7 * ''(Vorstand)'' Themen für den Tätigkeitsbericht des Vorstands sammeln
   8 * ''(Vorstand)'' Themen für den Jahresrückblick sammeln
   9
  10 == 2 Monate vorher ==
  11 * Termin finden
  12 * Termin festlegen
  13 * Seite [[Nächste Mitgliederversammlung]] nach [[Mitgliederversammlung YYYY-MM-DD]] verschieben
  14 ** Inhaltlich anpassen, Datum und Ort korrigieren.
  15 * Termin ankündigen (Mail, soziale Netze, [[Termine]], …), damit Leute damit planen können → erhöht Anwesenheit
  16 ** ''(optional)'' bei der Terminankündigung korrekte Jahreszahl benutzen
  17 ** ''(optional)'' bei der Terminankündigung schon auf die Möglichkeit von gewünschte Satzungsänderungen hinweisen
  18 * Kandidaten für Wahlämter finden und auf der Wikiseite sammeln, sofern nötig
  19 ** am besten mit Kurzvorstellung der Kandidaten auf dem Normalverteiler, damit Leute sich vorher schon Gedanken machen können
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  21 == 3 Wochen vorher ==
  22 * Einsendeschluss für Satzungsänderungen, die in die Einladung aufgenommen werden müssen.
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  24 == mindestens 2 Wochen vorher ==
  25 * Tagesordnung festlegen
  26 ** alle Satzungsänderungsanträge mit alter und neuer Satzungsversion erwähnen ([[Satzung]], §9)
  27 * ''(Vorstand)'' Einladung rausschicken (Frist laut [[Satzung]], §8)
  28 ** mit Tagesordnung, Hinweis auf ausstehende Mitgliedsbeiträge bzgl. Stimmrecht
  29 ** per Mail an alle(!) Mitglieder (Adressen beim Schatzmeister / dessen Vertreter) (Es gibt [https://gitli.stratum0.org/stratum0/s0-massmailer/ Dieses Tool] zum Verschicken der Einladungen.)
  30 ** ausdrucken und an die Tür hängen
  31 ** auf den Normalverteiler schicken
  32 * Falls die Versammlung Online / Hybrid stattfindet:
  33 ** Tooling abstauben / neu Aufsetzen
  34 ** Konten für alle Mitglieder anlegen und Zugangsdaten versenden
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  36 == (nicht allzu kurz) vorher ==
  37 * für genügend Sitz- und Trinkgelegenheiten sorgen
  38 * Alternativ: Online-Tools einrichten und konfigurieren
  39 * Stimmzettel für Wahlen drucken, falls benötigt
  40 * ''(Vorstand/Schatzmeister)'' stimmberechtigte Mitglieder feststellen (ohne Fördermitglieder)
  41 * ''(Schatzmeister)'' Mitgliedskontoauszüge an alle Mitglieder verschicken
  42 * ''(Vorstand)'' Jahres- und Rechenschaftsbericht verfassen
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  44 == auf der Versammlung selbst ==
  45 * ankommende Mitglieder begrüßen und akkreditieren
  46 * Protokollführung und Versammlungsleitung wählen
  47 * ''(empfohlen)'' Versammlung eröffnen
  48 * Auf bestehende [[Mitgliederversammlung/Geschäftsordnung|Geschäftsordnung]] hinweisen
  49 ** Explizit auch auf Wahlmodus hinweisen
  50 * Quoren in absoluten Zahlen feststellen:
  51 ** 23% der ordentlichen Mitglieder für Beschlussfähigkeit (Satzung, §7 Abs. 6)
  52 ** > 50% der anwesenden ordentlichen Mitglieder für Annahme eines Antrags (Satzung, §7 Abs. 7)
  53 ** 75% der anwesenden Mitglieder (inkl. Fördermitglieder) für Satzungsänderung (Satzung, §9 Abs. 1)
  54 ** 2/3 aller Mitglieder (inkl. Fördermitglieder) für Änderung des Vereinszwecks (Satzung, §9 Abs. 2)
  55 * Anerkennung des RZL als Außenstelle des Stratum 0
  56 * Weltherrschaft an uns reißen
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  58 == möglichst bald nach der Versammlung ==
  59 * kurzes tl;dr an den Normalverteiler schreiben
  60 * Protokoll schreiben und von Protokollführung und Versammlungsleitung (und neuem Vorstand) unterschreiben lassen
  61 * Jahresbericht, Finanzbericht, Tätigkeitsbericht und Protokoll ins Wiki hochladen und verlinken
  62 * [[Satzung]], [[Beitragsordnung]] und [[Mitgliederversammlung/Geschäftsordnung]] aktualisieren (auch im GitLab)
  63 * ''(Vorstand)'' Protokoll, neue Satzung und neue vertretungsberechtigte Vorstandsentitäten zum Notar tragen
  64 * ''(Vorstand)'' Nach Änderung der vertretungsberechtigten Vorstandsentitäten beim Amtsgericht: Änderung der Zuständigkeit bei der Sparkasse
  65 * ''(Vorstand)'' zu konstituierender Vorstandssitzung einladen & Vorstandssitzung abhalten
  66 ** neue Vorstandsentitäten auf [[Vorstand/BCP]] und [[Vorstand/GO]] hinweisen
  67 ** Übergabe von papierbasierten Vorstandsdokumenten:
  68 *** Verträge, Stimmzettel und co. beim 1. Vorsitzenden
  69 *** Bücher beim Schatzmeister
  70 * ''(Vorstand)'' Vereinsinfrastruktur auf den neuen Vorstand umbiegen
  71 ** Mailadressen (und ggf. Admin-Rechte) auf der Vorstandsmailingliste aktualisieren
  72 ** [[Vorstand/Mailsignatur]] anpassen
  73 ** <code>stratum0.lco</code> der Briefvorlage anpassen:
  74 *** <code>s0v-dokumente.git/vorlagen/tex/stratum0.lco</code>
  75 *** Kopiercode unter <code>s0v-dokumente.git/zuwendungsbescheinigungen/</code> im Blick behalten
  76 *** https://gitli.stratum0.org/stratum0/jverein-zuwendungsbescheinigung/blob/master/mitgliedsbeitrag/stratum0.lco
  77 ** Accounts auf [[theodem]] anlegen und alte löschen
  78 *** ssh-Zugriff auf theodem anpassen und auf der Seite [[endur]] ändern, falls nötig
  79 ** neue Vorstandsmitglieder die Datenschutzerklärung unterschreiben lassen
  80 ** Schlüssel für den Vorstandsschrank an die neuen Vorstandsentitäten übergeben
  81 ** Ablage des (entschlüsselten) E-Mail Archivs der Vorstandsliste der vorherigen Vorstandsperiode im Dokumente-Git
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  83 [[Kategorie:Mitgliederversammlungen|!]]
  84 [[Kategorie:Prozesse]]
  85 [[Kategorie:Checklisten]]