How_To_Antrag.mw

   1 Dinge vom Verein bezahlen lassen, wie geht das eigentlich?
   2 Dieser Artikel beschreibt das Textbuch-Vorgehen für einen Antrag. Die gelebte Realität kann beizeiten heirvon abweichen.
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   4 Grundsätzlich gilt: Vom Vereinsgeld getätigte Anschaffungen müssen dem Vereinszweck ([[Satzung#§2 Zweck|Satzung, §2]]) entsprechen.
   5 Wichtig:
   6 # Die Informationen auf dieser Seite gilt nich für Anschaffungen im Sinne der [[Schatzkarte#Konto:_Matekasse|Matekasse]] oder [[Verbrauchsmaterialkasse]] (siehe dort)
   7 # Die Informationen auf dieser Seite behandeln nur Anschaffungen, bei denen eine Kostenübernahme durch den Verein gewünscht wird
   8 # Es sind auch alternative, unbürokratischere Anschaffungsmöglichkeiten denkbar, wie etwa [[Crowdfunding]] oder eine (Hardware-)[[Spenden|Spende]]
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  10 == Die Abfolge einer Anschaffung: ==
  11 # Diskussion über Anschaffung
  12 # Antrag an den Vorstand
  13 # Genehmigung der Finanzen
  14 # Anschaffung
  15 # Erstattung der Kosten
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  17 === 1. Diskussion über Anschaffung ===
  18 *Dieser Punkt ist der wichtigste und variabelste. Manche Anschaffungen sind no-brainer, andere kontrovers. Grobe Richtlinie: Je teurer/relevanter und je weniger Nutzen für den Verein, bzw. je weniger Nachfrage, desto "öffentlicher" sollte der Antrag diskutiert werden.
  19 * Auch bei kleinen Anschaffungen sollte wenigstens mit einigen Entitäten im Space drüber geredet worden sein. Bei größeren Anschaffungen ist eine Mail auf den [[Normalverteiler]] sinnvoll. Bei Space-verändernden Maßnahmen ggf. sogar ein Pad oder ein oder mehrere vorherige Planungstreffen.
  20 * Dies gilt auch, wenn nicht ganz klar ist, was angeschafft werden soll, bspw. "Kauft einen 4k-Beamer, 1000€" ist kein Antrag.
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  22 === 2. Antrag an den Vorstand ===
  23 * Dieser Schritt sollte eine Formalie sein und eigentlich keine Diskussion mehr erfordern.
  24 * Der Antrag erfolgt überlicherweise formlos per Mail an die Vorstandsmailingliste.
  25 * Die Antragstellung sollte beinhalten:
  26 ** '''Was''' konkret angeschafft werden soll (wenn möglich mit Link)
  27 ** '''Wieviel''' die Anschaffung maximal kostet (einschließlich Versandkosten etc.). Im Zweifelfsfall im Antrag aufrunden. Manchmal kommt es vor, dass sich zwischen Antragstellung und Anschaffung der Preis oder die Versandkosten unerwartet ändern; bis zu 5% über dem beantragten Betrag sind hierbei akzeptabel, ohne dass ein neuer Antrag gestellt werden muss. Es wird maximal der beantragte Betrag + 5% erstattet.
  28 ** '''Wer''' die Anschaffung vornimmt.
  29 ** Wenn du die Anschaffung nicht selbst auslegen kannst, gibt es ein paar Möglichkeiten:
  30 *** Such eine andere Entität, die kann
  31 *** Anschaffung auf Rechnung (sofern möglich), wichtig: schreib im Antrag, dass der Verein die Rechnung selbst begleichen soll
  32 *** Bitte den Vorstand, die Anschaffung für dich zu erledigen (mit Begründung)
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  34 === 3. Genehmigung der Finanzen ===
  35 * Der Vorstand gibt dem Antrag eine Umlaufbeschluss-Nummer und stimmt per Mail darüber ab (laut [[Vorstand/Geschäftsordnung]]: "+1" als signierte Mail).
  36 * Der Antrag wird auf der Wikiseite für die [[Nächste Vorstandssitzung]] eingetragen.
  37 * Die antragestellende Entität wird über den erfolgreichen oder abgelehnten Antrag benachrichtigt.
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  39 === 4. Anschaffung ===
  40 * Die antragstellende Entität oder die Entität, die das Geld auslegt oder der Vorstand (je nachdem, was bei der Antragstellung vereinbart wurde) schafft die beantragte Anschaffung an.
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  42 === 5. Erstattung der Kosten ===
  43 * Sobald die anschaffende Entität eine Rechnung/einen Beleg für die Anschaffung hat, schickt sie diese per Mail an den Vorstand. Dabei gibt sie formlos folgende Infos an:
  44 *# Name der anschaffenden Entität
  45 *# UB-Nummer oder Titel/Stichwort des Umlaufbeschlusses
  46 *# Kontodaten für die Erstattung
  47 * Bei Papierrechnungen ist eine Hinterlegung der Rechnung im "Schatzmeisterfoofach" (Schubladenschrank im Frickelraum hinter der Tür), sowie ein Hinweis darauf mitsamt der nötigen Daten per Mail der gängige Weg.
  48 * Lieferscheine bitte in Ablage P bzw. unter /dev/null ablegen.
  49 * Der Schatzmeister hinterlegt das Dokument in der Buchhaltung und erstattet den Betrag.
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  51 == Beispiele ==
  52 === Rollos (gut) ===
  53 Seit Ewigkeiten war die Verdunkelung vom Chillraum und die Lichttrennung zwischen Chill- und Frickelraum ein Jemandmüsstemal™. Irgendwann haben sich einige Entitäten im Space zusammengesetzt, rausgesucht, welche Verdunkungsmaßnahmen geeignet wären und dann eine konrekte Mail mit Links zu entsprechenden Rollos und einem Antrag über 70€ direkt an den Vorstand geschickt. Ohne weitere Diskussion auf dem normalverteiler. Wenige Tage später waren die Rollos installiert.
  54 === Seifenspender (eher nicht so gut) ===
  55 * Entität 1 befindet, der Space sollte einen Seifenspender anschaffen und schreibt einen Antrag auf einem Stück Klopapier.
  56 * Entität 2 kauft einen entsprechenden Seifenspender, fotografiert den "Antrag" und schickt ihn mitsamt einer ebay-Zahlungsaufforderung ohne jegliche Erläuterung auf die Vorstandsmailingliste.
  57 * …
  58 * Vorstand: "wtf?"
  59 * Explosionsartiger Riesen-Thread auf dem Normalverteiler.
  60 * Hilarity ensues.
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  62 [[Kategorie:Prozesse]]
  63 [[Kategorie:Dokumentation]]
  64 [[Kategorie:Verein]]