How_To_Mitgliederversammlung.mw

   1 Was bei einer Mitgliederversammlung zu beachten ist:
   2
   3 == mehr als 2 Monate vorher ==
   4 * eventuelle Satzungsänderungsanträge als Pull-Requests im [https://gitli.stratum0.org/stratum0/dokumente/ Git-Repo] sammeln
   5 ** am besten mit Erklärung auf dem Normalverteiler, damit Leute sich vorher schon Gedanken machen können
   6 * andere Themen für Tagesordnung sammeln
   7 * ''(Vorstand)'' Themen für den Tätigkeitsbericht des Vorstands sammeln
   8 * ''(Vorstand)'' Themen für den Jahresrückblick sammeln
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  10 == 2 Monate vorher ==
  11 * Termin finden
  12 * Termin festlegen
  13 * Seite [[Nächste Mitgliederversammlung]] nach [[Mitgliederversammlung YYYY-MM-DD]] verschieben
  14 * Termin ankündigen (Mail, soziale Netze, [[Termine]], …), damit Leute damit planen können → erhöht Anwesenheit
  15 ** ''(optional)'' bei der Terminankündigung korrekte Jahreszahl benutzen
  16 ** ''(optional)'' bei der Terminankündigung schon auf die Möglichkeit von gewünschte Satzungsänderungen hinweisen
  17 * Kandidaten für Wahlämter finden und auf der Wikiseite sammeln, sofern nötig
  18 ** am besten mit Kurzvorstellung der Kandidaten auf dem Normalverteiler, damit Leute sich vorher schon Gedanken machen können
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  20 == 3 Wochen vorher ==
  21 * Einsendeschluss für Satzungsänderungen, die in die Einladung aufgenommen werden müssen.
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  23 == mindestens 2 Wochen vorher ==
  24 * Tagesordnung festlegen
  25 ** alle Satzungsänderungsanträge mit alter und neuer Satzungsversion erwähnen ([[Satzung]], §9)
  26 * ''(Vorstand)'' Einladung rausschicken (Frist laut [[Satzung]], §8)
  27 ** mit Tagesordnung, Hinweis auf ausstehende Mitgliedsbeiträge bzgl. Stimmrecht
  28 ** per Mail an alle(!) Mitglieder (Adressen beim Schatzmeister / dessen Vertreter) (Es gibt [https://gitli.stratum0.org/stratum0/s0-massmailer/ Dieses Tool] zum Verschicken der Einladungen.)
  29 ** ausdrucken und an die Tür hängen
  30 ** auf den Normalverteiler schicken
  31 * Falls die Versammlung Online / Hybrid stattfindet:
  32 ** Tooling abstauben / neu Aufsetzen
  33 ** Konten für alle Mitglieder anlegen und Zugangsdaten versenden
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  35 == (nicht allzu kurz) vorher ==
  36 * für genügend Sitz- und Trinkgelegenheiten sorgen
  37 * Alternativ: Online-Tools einrichten und konfigurieren
  38 * Zugangsdaten für Online-Tools an Mitglieder versenden
  39 * Stimmzettel für Wahlen drucken, falls benötigt
  40 * ''(Vorstand/Schatzmeister)'' stimmberechtigte Mitglieder feststellen (ohne Fördermitglieder)
  41 * ''(Vorstand)'' Jahres- und Rechenschaftsbericht verfassen
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  43 == auf der Versammlung selbst ==
  44 * ankommende Mitglieder begrüßen und akkreditieren
  45 * Protokollführung und Versammlungsleitung wählen
  46 * ''(empfohlen)'' Versammlung eröffnen
  47 * Auf bestehende [[Mitgliederversammlung/Geschäftsordnung|Geschäftsordnung]] hinweisen
  48 ** Explizit auch auf Wahlmodus hinweisen
  49 * Quoren in absoluten Zahlen feststellen:
  50 ** 23% der ordentlichen Mitglieder für Beschlussfähigkeit (Satzung, §7 Abs. 6)
  51 ** > 50% der anwesenden ordentlichen Mitglieder für Annahme eines Antrags (Satzung, §7 Abs. 7)
  52 ** 75% der anwesenden Mitglieder (inkl. Fördermitglieder) für Satzungsänderung (Satzung, §9 Abs. 1)
  53 ** 2/3 aller Mitglieder (inkl. Fördermitglieder) für Änderung des Vereinszwecks (Satzung, §9 Abs. 2)
  54 * Anerkennung des RZL als Außenstelle des Stratum 0
  55 * Weltherrschaft an uns reißen
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  57 == möglichst bald nach der Versammlung ==
  58 * kurzes tl;dr an den Normalverteiler schreiben
  59 * Protokoll schreiben
  60 * Jahresbericht, Finanzbericht, Tätigkeitsbericht und Protokoll ins Wiki hochladen und verlinken
  61 * [[Satzung]], [[Beitragsordnung]] und [[Mitgliederversammlung/Geschäftsordnung]] aktualisieren (auch im GitLab)
  62 * ''(Vorstand)'' Protokoll, neue Satzung und neue vertretungsberechtigte Vorstandsentitäten zum Notar tragen
  63 * ''(Vorstand)'' Nach Änderung der vertretungsberechtigten Vorstandsentitäten beim Amtsgericht: Änderung der Zuständigkeit bei der Sparkasse
  64 * ''(Vorstand)'' zu konstituierender Vorstandssitzung einladen & Vorstandssitzung abhalten
  65 ** neue Vorstandsentitäten auf [[Vorstand/BCP]] und [[Vorstand/GO]] hinweisen
  66 ** Übergabe von papierbasierten Vorstandsdokumenten:
  67 *** Verträge, Stimmzettel und co. beim 1. Vorsitzenden
  68 *** Bücher beim Schatzmeister
  69 * ''(Vorstand)'' Vereinsinfrastruktur auf den neuen Vorstand umbiegen
  70 ** Mailadressen (und ggf. Admin-Rechte) auf der Vorstandsmailingliste aktualisieren
  71 ** [[Vorstand/Mailsignatur]] anpassen
  72 ** <code>stratum0.lco</code> der Briefvorlage anpassen:
  73 *** <code>s0v-dokumente.git/vorlagen/tex/stratum0.lco</code>
  74 *** Kopiercode unter <code>s0v-dokumente.git/zuwendungsbescheinigungen/</code> im Blick behalten
  75 *** https://gitli.stratum0.org/stratum0/jverein-zuwendungsbescheinigung/blob/master/mitgliedsbeitrag/stratum0.lco
  76 ** Accounts auf [[theodem]] anlegen und alte löschen
  77 *** ssh-Zugriff auf theodem anpassen und auf der Seite [[endur]] ändern, falls nötig
  78 ** neue Vorstandsmitglieder die Datenschutzerklärung unterschreiben lassen
  79 ** Ablage des (entschlüsselten) E-Mail Archivs der Vorstandsliste der vorherigen Vorstandsperiode im Dokumente-Git
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  81 [[Kategorie:Mitgliederversammlungen|!]]
  82 [[Kategorie:Prozesse]]