How_To_Antrag.mw

   1 Dinge vom Verein bezahlen lassen, wie geht das eigentlich?
   2 Dieser Artikel beschreibt das Textbuch-Vorgehen für einen Antrag. Die gelebte Realität kann beizeiten, sollte aber regulär nicht hiervon abweichen.
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   4 Grundsätzlich gilt: Vom Vereinsgeld getätigte Anschaffungen müssen dem Vereinszweck ([[Satzung#§2 Zweck|Satzung, §2]]) entsprechen.
   5 Wichtig:
   6 # Die Informationen auf dieser Seite gilt nicht für Anschaffungen im Sinne der [[Schatzkarte#Konto:_Matekasse|Matekasse]] oder [[Erstattungskasse]] für Beträge bis 50€ (siehe dort)
   7 # Die Informationen auf dieser Seite behandeln nur Anschaffungen, bei denen eine Kostenübernahme durch den Verein gewünscht wird
   8 # Es sind auch alternative, unbürokratischere Anschaffungsmöglichkeiten denkbar, wie etwa [[Crowdfunding]] oder eine (Hardware-)[[Spenden|Spende]]
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  10 == Die Abfolge einer Anschaffung: ==
  11 # Diskussion über Anschaffung
  12 # Antrag an den Vorstand
  13 # Genehmigung der Finanzen
  14 # Anschaffung
  15 # Erstattung der Kosten
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  17 === 1. Diskussion über Anschaffung ===
  18 * Dieser Punkt ist der wichtigste und variabelste. Manche Anschaffungen sind No-Brainer, andere kontrovers. Grobe Richtlinie: Je teurer/relevanter und je weniger Nutzen für den Verein, bzw. je weniger Nachfrage nach der anzuschaffenden Sache, desto "öffentlicher" sollte der Antrag diskutiert werden.
  19 * Auch bei kleinen Anschaffungen sollte wenigstens mit einigen Entitäten im Space drüber geredet worden sein. Bei größeren Anschaffungen ist eine Mail auf den [[Normalverteiler]] sinnvoll. Bei Space-verändernden Maßnahmen ggf. sogar ein Pad oder ein oder mehrere vorherige Planungstreffen.
  20 * Dies gilt auch, wenn nicht ganz klar ist, was angeschafft werden soll, bspw. "Kauft einen 4k-Beamer, 1000€" ist kein umsetzbarer Antrag.
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  22 === 2. Antrag an den Vorstand ===
  23 * Dieser Schritt sollte eine Formalie sein und eigentlich keine Diskussion mehr erfordern.
  24 * Der Antrag erfolgt üblicherweise formlos per Mail an die Vorstandsmailingliste.
  25 * Die Antragstellung sollte beinhalten:
  26 ** '''Was''' konkret angeschafft werden soll (wenn möglich mit Link)
  27 ** '''Wie viel''' die Anschaffung maximal kostet (einschließlich Versandkosten etc., in Euro). Im Zweifelsfall aufrunden. Manchmal kommt es vor, dass sich zwischen Antragstellung und Anschaffung der Preis oder die Versandkosten unerwartet ändern; bis zu 5% über dem beantragten Betrag sind hierbei akzeptabel, ohne dass ein neuer Antrag gestellt werden muss. Es wird maximal der beantragte Betrag + 5% erstattet.
  28 ** '''Wer''' die Anschaffung vornimmt.
  29 ** Wenn du die Anschaffung nicht selbst auslegen kannst, gibt es ein paar Möglichkeiten:
  30 *** Such eine andere Entität, die kann
  31 *** Anschaffung auf Rechnung (sofern möglich), wichtig: schreib im Antrag, dass der Verein die Rechnung selbst begleichen soll
  32 *** Bitte den Vorstand, die Anschaffung für dich zu erledigen (mit Begründung)
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  34 === 3. Genehmigung der Finanzen ===
  35 * Der Vorstand gibt dem Antrag eine [[Umlaufbeschluss]]-Nummer und stimmt per Mail darüber ab (laut [[Vorstand/Geschäftsordnung]]: "+1" als signierte Mail).
  36 * Der Antrag wird vom Vorstand auf der Wikiseite für die [[Nächste Vorstandssitzung]] eingetragen.
  37 * Die antragestellende Entität wird vom Vorstand über den erfolgreichen oder abgelehnten Antrag benachrichtigt.
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  39 === 4. Anschaffung ===
  40 * Die antragstellende Entität oder die Entität, die das Geld auslegt oder der Vorstand (je nachdem, was bei der Antragstellung vereinbart wurde) schafft die beantragte Anschaffung an.
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  42 === 5. Erstattung der Kosten ===
  43 * Sobald die anschaffende Entität eine Rechnung/einen Beleg für die Anschaffung hat, schickt sie diese per Mail an den Vorstand. Dabei gibt sie formlos folgende Infos an:
  44 *# Name der anschaffenden Entität
  45 *# UB-Nummer oder Titel/Stichwort des Umlaufbeschlusses
  46 *# Kontodaten für die Erstattung
  47 * Bei Papierrechnungen ist eine Hinterlegung der Rechnung im "Schatzmeisterfoofach" (Schubladenschrank im Frickelraum hinter der Tür), sowie ein Hinweis darauf mitsamt der nötigen Daten per Mail der gängige Weg.
  48 * Lieferscheine bitte in Ablage P bzw. unter /dev/null ablegen.
  49 * Der Schatzmeister hinterlegt das Dokument in der Buchhaltung und erstattet den Betrag.
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  51 == Beispiele ==
  52 === Rollos (gut) ===
  53 Seit Ewigkeiten war die Verdunkelung vom Chillraum und die Lichttrennung zwischen Chill- und Frickelraum ein Jemandmüsstemal™. Irgendwann haben sich einige Entitäten im Space zusammengesetzt, rausgesucht, welche Verdunkungsmaßnahmen geeignet wären und dann eine konkrete Mail mit Links zu entsprechenden Rollos und einem Antrag über 70€ direkt an den Vorstand geschickt. Ohne weitere Diskussion auf dem normalverteiler. Wenige Tage später waren die Rollos installiert.
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  55 === Seifenspender (eher nicht so gut) ===
  56 * Entität 1 befindet, der Space sollte einen Seifenspender anschaffen und schreibt einen Antrag auf einem Stück Klopapier.
  57 * Entität 2 kauft einen entsprechenden Seifenspender, fotografiert den "Antrag" und schickt ihn mitsamt einer ebay-Zahlungsaufforderung ohne jegliche Erläuterung auf die Vorstandsmailingliste.
  58 * …
  59 * Vorstand: "wtf?"
  60 * Explosionsartiger Riesen-Thread auf dem Normalverteiler.
  61 * Hilarity ensues.
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  63 [[Kategorie:Prozesse]]
  64 [[Kategorie:Dokumentation]]
  65 [[Kategorie:Verein]]
  66 [[Kategorie:Checklisten]]