Vorstandssitzung_2016-09-12.mw

   1 {{Navigationsleiste Vorstandssitzungen}}
   2 Diese Vorstandssitzung fand am 12. Dezember 2016 in der Küche statt.
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   4 {{Hinweis Vorstandssitzung}}
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   6 * Beginn: 20:00
   7 * Anwesend: larsan, rohieb, chrissi^, Kasalehlia, DooMMasteR
   8 * Abwesend: hanhaiwen (entschuldigt)
   9 * Protokollant: rohieb
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  11 Syntax: (Pro|Contra|Enthaltung)
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  13 == Nichtöffentlicher Teil ==
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  15 Aufgrund von personenbezogenen Daten unter Ausschluss der Öffentlichkeit.
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  17 Öffentliche Zusammenfassung:
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  19 * Mitgliederstatistik: 2 Beitritte, 2 Austritte
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  21 === Umlaufbeschlüsse ===
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  23 * '''UB 2016-08-02-01 {{Pro}} (4|0|2):''' '''Mitgliedsangelegenheit'''
  24 * '''UB 2016-08-13-01''' (zurückgezogen)
  25 * '''UB 2016-08-27-01 {{Pro}} (5|0|1):''' '''Mitgliedsangelegenheit'''
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  27 Bestätigung der Umlaufbeschlüsse mit {{Pro}} (5|0|0)
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  29 == Öffentlicher Teil ==
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  31 Gäste: 1
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  33 === Umlaufbeschlüsse ===
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  35 * '''UB 2016-01-25-01 {{Pro}} (5|0|1):''' T-Shirt-, Hoodie- und Zipperbestellung (1.270,59€),
  36 ** inkl. Vorbestellungen von Mitgliedern für 429€
  37 ** war beschlossen, aber nicht auf einer Vorstandssitzung bestätigt worden
  38 * '''UB 2016-07-15-01 {{Pro}} (4|0|2):''' selbstklebende Schneidematte DIN A3 (32,98€)
  39 * '''UB 2016-08-18-01 {{Pro}} (5|0|1):''' PLA-Filament ~700g schwarz 2.85mm (10€)
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  41 Bestätigung der Umlaufbeschlüsse: {{Pro}} (5|0|0)
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  43 === Sonstige Beschlüsse ===
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  45 * '''UB 2016-09-11-01 {{Pro}} (5|0|0):''' PLA-Filament 800g gelb 2.85mm (16€),
  46 ** https://www.dasfilament.de/filament-spulen/2-85-mm/32/pla-filament-2-85mm-sonnengelb
  47 * Vorschlag: Filamentkasse wie Matekasse behandeln, und Einkauf gegen Rechnung und Selbstbedienung aus der Kasse?
  48 ** Ziel dahinter: &quot;Formale&quot; Anträge und damit Vorstandsarbeit verringern
  49 ** Contra: Spenden aus der Filamentkasse sind aktuell zweckgebunden, Anschaffungen lassen sich mit offenen Kassen schlechter kontrollieren
  50 ** Contra: noch eine Kasse zum Verwalten und ein Kassenbuch mit Fehlern…
  51 ** Antragsteller sieht das ein.
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  53 === Sonstiges ===
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  55 ==== Widerrufsrecht (§§ 312, 355 BGB) bei Mitgliedsanträgen per Mail? ====
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  57 * Kontext: Mitgliedsantrag UB 2016-08-13-01 (nichtöffentlich, siehe oben) kam per Mail, wurde aber wenige Tage später vom Antragsteller mündlich zurück genommen
  58 * Dienstleistungen, die erbracht worden sind, sind von Fernabsatzgesetz ausgenommen ⇒ es besteht kein Widerrufsrecht
  59 * '''UB 2016-09-12-01 {{Pro}} (5|0|0):''' bzgl. Mitgliedsantrag UB 2016-08-13-01: kulant sein, gesamten Mitgliedsbeitrag erlassen, Mitgliedschaft beenden
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  61 ==== Rundfunkgebühren ====
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  63 * https://www.devtal.de/blog/2015/11/18/wir-zahlen-keinen-rundfunkbeitrag/
  64 * tl;dr: /dev/tal hat das Gesetz gelesen, an GEZ (Beitragsservice) geschrieben und Beitrag wiederbekommen, weil sie offenbar nicht verpflichtet sind, den Beitrag zu zahlen.
  65 * '''TODO rohieb/chrissi^?:''' Jemand muss ein Pad zu GEZ aufsetzen und den Text vom /dev/tal sinngemäß kopieren
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  67 ==== Datenschutz: Verfahrensverzeichnis nach Bundesdatenschutzgesetz nötig? ====
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  69 * Sieht nach [https://www.gesetze-im-internet.de/bdsg_1990/__4d.html BDSG §4d (3)] nicht so aus
  70 * Merkblatt [http://www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de/wp-content/uploads/2013/08/Datenschutz-im-Verein.pdf Datenschutz im Verein], Landesdatenschutzbeauftragter Baden-Württemberg
  71 ** Idee: Transparenz-Datenschutzhinweis an zentrale Stelle im Wiki tun und von [[Mitglied werden]] drauf verlinken.
  72 *** ist das sinnvoll?
  73 *** geteilte Meinungen über Sinnhaftigkeit vs. geteerten Formulierungen
  74 ** '''TODO rohieb:''' Merkblatt „Datenschutz im Verein“ in Best Current Practices verlinken für spätere Vorstände („Materialsammlung“)
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  76 ==== Sponsoring Triology ====
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  78 * informelles Treffen vor dieser Sitzung mit zwei Triology-Mitarbeitern, Vorstand und einigen Mitgliedern
  79 * Ziel Triology: Geschichten erzählen und Außenwirkung
  80 * Im Gespräch: Förderung über generelle Geldspenden, Sachspenden (Werkzeug/Geräte), Freifunk-Infrastruktur?, Unterstützung bei Veranstaltungen (Vorträge, CoderDojo, Hacken Open Air), Unterstützung bei eventueller räumlicher Vergrößerung des Spaces?
  81 * konkretes dann später
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  83 ==== Lüftung Frickelraum ====
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  85 * Was bei uns an Angeboten vom Schimmel-Hof-Architekten reinkam, war horrend überteuert:
  86 ** Angebot 1: 1111,44€ brutto. Einfache Lösung mit nur einem Lüfter mit Feuchtesteuerung in der Wand über dem Dach C4
  87 ** Angebot 2: 2955,78€ brutto. Zwei Lüfter mit Wärmerückgewinnung in der Wand über dem Dach C4. Innen in den Lüftern sitzt ein Wärmetauscher. Ein Lüfter belüftet und der andere entlüftet, alle 70 Sekunden werden die Laufrichtungen gewechselt. Dadurch wird die Wärmerückgewinnung realisiert.
  88 ** Verwaltung hat entschieden, dass Variante 1 ausgeführt werden soll
  89 * Unsere Sicht:
  90 *# Wir sind vom Angebot überrascht
  91 *# Beide Lösungen sind unzureichend
  92 *# Am Anfang hieß es: „würde ungefähr 500€ kosten, Schimmel-Hof übernimmt die Hälfte“. Unklar ist, ob die Verwaltung/der Architekt davon ausgeht, dass wir von den 1,1k€ auch die Hälfte bezahlen
  93 * DooM hat eine Luxusanlage mit Wärmerückgewinnung und Raumluftfilter etc. (Rechtsunten-Modell) für 4,2k€ inkl. Einbau
  94 * Wir stellen zusammen, was was wir haben haben wollen bzw. was notwendig wäre und legen das dem Achitekten vor (ggf. Gottschalk in CC)
  95 ** '''TODO DooM (Experte):''' mögliche Lüftungsanlage zusammenstellen
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  97 ==== Gottschalk (Wetten, dass…) Nebenkosten ====
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  99 * Unser Vorschlag dazu an Gottschalk:
 100 ** Für die Nebenkostenabrechnung 2012 gehen wir aufgrund der von uns angemerkten Fehler davon aus, dass sich für 2012 keine Nachzahlung ergibt. Wir nehmen daher eine Nachzahlung von 0,00 € an.
 101 ** Für die Nebenkostenabrechnung 2013 gehen wir, wie in Ihrer E-Mail „Anschreiben ista // Nebenkostenabrechnung 2013“ vom 03.02.2016 festgestellt, von einem Guthaben von 568,59 €aus.
 102 ** Das somit verbleibende Guthaben von 568,59 € werden wir in den nächsten Monaten durch Einbehalt des Nebenkostenanteils der Miete einbehalten.
 103 * Vorschlag wurde akzeptiert, Nebenkostenabrechnung 2012-2013 ist damit abgehakt. Geld ist auf unserem Konto angekommen.
 104 * Nebenkostenabrechnung 2014 steht noch aus
 105 ** ista-Abrechnung war nicht nachvollziehbar, aber Nachzahlung von ~1300€
 106 *** (i.e., 50% unseres aktuell liquiden Kapitals)
 107 ** Unser Widerspruch ging am 31.01.2016 raus
 108 ** 3 Bestätigungen des Widerspruchs durch Gottschalk im Laufe des Jahres
 109 ** Weiteres Verfahren? Frist ist anscheinend nötig, dass etwas passiert.
 110 *** https://pad.stratum0.org/p/gottschalk-nk-2014
 111 *** Frist von 15 Werktagen für Antwort, ansonsten von 0€ Nachzahlung ausgehen. Schuberth im CC, natürlich. Und Einwurf-Einschreiben.
 112 ** '''TODO chrissi^:''' Mail an Gottschalk mit Vorschlag Nebenkosten 2014
 113 ** '''TODO chrissi^:''' Verlauf Mailverkehr Nebenkosten-Abrechnungen dokumentieren
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 115 ==== Datenspeicherfristen ====
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 117 * Wir haben darüber gesprochen, welche Daten wie lange gespeichert werden dürfen, oder wie lange gespeichert werden müssen.
 118 * '''TODO chrissi^:''' altes Dokumente-Git mit den E-Mails archivieren, auf dem neuen Server für jede Vorstandsperiode ein eigenes Git anlegen
 119 * Das Finanz-Git führen wir erst einmal weiter und trennen es in einigen Jahren auf
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 121 ==== Unvereinbarkeit mit Gewaltaufrufen ====
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 123 * Ein Gast weist darauf hin, dass Aufkleber/Flyer auf Tischen im Space aufgetaucht sind, die eindeutige Gewaltaufrufe enthalten.
 124 * Bitte um kleinen Text auf dem Normalverteiler, dass (missverständliche) Gewaltaufrufe/Aufrufe zu (politisch motivierten) Straftaten gegen wen auch immer nicht akzeptiert werden. (z.B. „AfD-Plakate abreißen“, „Nazis pflastern“ oder „Castor schottern“)
 125 ** Mit aktuellem Beispiel
 126 ** Jede Entität im Space genießt den Schutz des Grundgesetzes.
 127 ** auch nichts, was dahingehend missverstanden kann
 128 ** Vorstand unterstützt das.
 129 ** Eventuell Hinweis auf §5 GO &quot;Vorstand als Ansprechpartner&quot;
 130 ** '''TODO:''' Text zu Gewaltaufrufen über Normalverteiler schicken. Gast gibt gerne einen Seed für den Text
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 132 === TODOs ===
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 134 * '''TODO chrissi^|rohieb|Kasa:''' (mehr) Regressionstests für Buchhaltung
 135 ** ongoing.
 136 * <s>'''DONE larsan:''' Beleg Bankkarte/Kontoeröffnung im Archiv suchen</s>
 137 ** '''TODO chrissi^:''' Bankkartenunterlagen und zum Konto finden
 138 * '''TODO rohieb|Kasa:''' UBs und zweckgebundene Spenden im Finanzen-Git als CSV spezifizieren. dann von dort per Bot ins Wiki tun
 139 ** Müsste Man Mal™
 140 * '''TODO:''' Mail von ista (Betreff „Anschreiben Ista“ vom 13.10.) bzgl. Nebenkostenabrechnung nochmal abgleichen. ob unsere Fragen beantwortet wurden
 141 ** der Ball liegt aktuell bei der Hausverwaltung.
 142 ** '''TODO chrissi^:''' nochmal Hausverwaltung wegen ista anschreiben. mit Frau Schubert im CC
 143 *** Mail ist geschickt. Punkt bleibt aber erstmal offen, bis das wirklich geklärt ist
 144 * <s>'''DONE chrissi^:''' larsan: Vervollständigung EH15-Policy-Timeline bis zur nächsten Vorstandssitzung</s>
 145 ** '''TODO hanhaiwen:''' EH15-Timeline nochmal drüberschauen
 146 ** wird so archiviert
 147 * '''TODO chrissi^|rohieb|Kasa:''' generell mal nach drei Monaten ohne Zahlung automatisiert eine Mail schreiben.
 148 ** ongoing mit Automatisierung der Regressionstests etc. auf neuem Server
 149 ** '''TODO rohieb|chrissi^|Kasa:''' Auswertungen und Finanz-Git auf neuem Server scharf schalten.
 150 ** soll im Oktober geschehen
 151 * Langfristig: '''TODO:''' Space-Ordnung durchschauen. aktualisieren und ausmisten
 152 ** '''TODO rohieb:''' Dudle für ein Arbeitstreffen zur Spaceordnung rumschicken
 153 * '''TODO Valodim|chrissi^:''' bei Gelegenheit: Quelle bzgl. Satzungszweck „Förderung des Sports“ raussuchen.
 154 ** Frau Wetzl vom Finanzamt sollte das wissen
 155 * '''TODO Kasa:''' CTF-Pad zum Rumspielen als mögliches Vorstands-Ticketsystem aufsetzen.
 156 ** z.B. am selben Oktoberabend wie Servermigration
 157 * '''TODO rohieb:''' Protokoll-Workflow in die Best Current Practices aufnehmen.
 158 ** Workflow ist aktuell sehr im Fluss…
 159 * '''TODO rohieb:''' alte Vorstandsprotokolle in nichtöffentlich und öffentlich teilen.
 160 ** ongoing.
 161 * '''TODO rohieb:''' neue Vorlage für Protokolle mit privacy-enhanced Deckblatt.
 162 ** ongoing. Hängt von neuer LaTeX-Vorlage ab.
 163 * '''TODO rohieb:''' Protokoll schreiben und tl;dr auf normalverteiler
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 165 Ende um 21:29
 166
 167 [[Kategorie:Protokolle]]
 168 [[Kategorie:Vorstandssitzungen]]