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1 Dinge vom Verein bezahlen lassen, wie geht das eigentlich?
2 Dieser Artikel beschreibt das Textbuch-Vorgehen für einen Antrag. Die gelebte Realität kann beizeiten heirvon abweichen.
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4 Grundsätzlich gilt: Vom Vereinsgeld getätigte Anschaffungen müssen dem Vereinszweck ([[Satzung#§2 Zweck|Satzung, §2]]) entsprechen.
5 Wichtig:
6 # Die Informationen auf dieser Seite gilt nich für Anschaffungen im Sinne der [[Schatzkarte#Konto:_Matekasse|Matekasse]] oder [[Verbrauchsmaterialkasse]] (siehe dort)
7 # Die Informationen auf dieser Seite behandeln nur Anschaffungen, bei denen eine Kostenübernahme durch den Verein gewünscht wird
8 # Es sind auch alternative, unbürokratischere Anschaffungsmöglichkeiten denkbar, wie etwa [[Crowdfunding]] oder eine (Hardware-)[[Spenden|Spende]]
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10 == Die Abfolge einer Anschaffung: ==
11 # Diskussion über Anschaffung
12 # Antrag an den Vorstand
13 # Genehmigung der Finanzen
14 # Anschaffung
15 # Erstattung der Kosten
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17 === 1. Diskussion über Anschaffung ===
18 *Dieser Punkt ist der wichtigste und variabelste. Manche Anschaffungen sind no-brainer, andere kontrovers. Grobe Richtlinie: Je teurer/relevanter und je weniger Nutzen für den Verein, bzw. je weniger Nachfrage, desto "öffentlicher" sollte der Antrag diskutiert werden.
19 * Auch bei kleinen Anschaffungen sollte wenigstens mit einigen Entitäten im Space drüber geredet worden sein. Bei größeren Anschaffungen ist eine Mail auf den [[Normalverteiler]] sinnvoll. Bei Space-verändernden Maßnahmen ggf. sogar ein Pad.
20 * Dies gilt auch, wenn nicht ganz klar ist, was angeschafft werden soll, bspw. "Kauft einen 4k-Beamer, 1000€" ist kein Antrag.
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22 === 2. Antrag an den Vorstand ===
23 * Dieser Schritt sollte eine Formalie sein und eigentlich keine Diskussion mehr erfordern.
24 * Der Antrag erfolgt überlicherweise formlos per Mail an die Vorstandsmailingliste.
25 * Die Antragstellung sollte beinhalten:
26 ** '''Was''' konkret angeschafft werden soll (wenn möglich mit Link)
27 ** '''Wieviel''' die Anschaffung maximal kostet (einschließlich Vsk. etc.), es wird maximal der beantragte Betrag erstattet. Im Zweifelfsfall im Antrag aufrunden
28 ** '''Wer''' die Anschaffung vornimmt.
29 ** Wenn du die Anschaffung nicht selbst auslegen kannst, gibt es ein paar Möglichkeiten:
30 *** Such eine andere Entität, die kann
31 *** Anschaffung auf Rechnung (sofern möglich), wichtig: schreib im Antrag, dass der Verein die Rechnung selbst begleichen soll
32 *** Bitte den Vorstand, die Anschaffung für dich zu erledigen (mit Begründung)
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34 === 3. Genehmigung der Finanzen ===
35 * Der Vorstand gibt dem Antrag eine Umlaufbeschluss-Nummer und stimmt per Mail darüber ab (laut [[Vorstand/Geschäftsordnung]]: "+1" als signierte Mail).
36 * Der Antrag wird auf der Wikiseite für die [[Nächste Vorstandssitzung]] eingetragen.
37 * Die antragestellende Entität wird über den erfolgreichen oder abgelehnten Antrag benachrichtigt.
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39 === 4. Anschaffung ===
40 * Die im Antrag genannte Entität schafft die beantragte Anschaffung an.
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42 === 5. Erstattung der Kosten ===
43 * Sobald die anschaffende Entität eine Rechnung/einen Beleg für die Anschaffung hat, schickt sie diese per Mail an den Vorstand und gibt dabei die Kontodaten für die Erstattung mit an.
44 * Bei Papierrechnungen ist eine Hinterlegung der Rechnung im "Schatzmeisterfoofach", sowie ein Hinweis darauf mitsamt der nötigen Daten per Mail der gängige Weg.
45 * Der Schatzmeister hinterlegt das Dokument in der Buchhaltung und erstattet den Betrag.
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47 == Beispiele ==
48 === Rollos (gut) ===
49 Seit Ewigkeiten war die Verdunkelung vom Chillraum und die Lichttrennung zwischen Chill- und Frickelraum ein Jemandmüsstemal™. Irgendwann haben sich einige Entitäten im Space zusammengesetzt, rausgesucht, welche Verdunkungsmaßnahmen geeignet wären und dann eine konrekte Mail mit Links zu entsprechenden Rollos und einem Antrag über 70€ direkt an den Vorstand geschickt. Ohne weitere Diskussion auf dem normalverteiler. Wenige Tage später waren die Rollos installiert.
50 === Seifenspender (eher nicht so gut) ===
51 * Entität 1 befindet, der Space sollte einen Seifenspender anschaffen und schreibt einen Antrag auf einem Stück Klopapier.
52 * Entität 2 kauft einen entsprechenden Seifenspender, fotografiert den "Antrag" und schickt ihn mitsamt einer ebay-Zahlungsaufforderung ohne jegliche Erläuterung auf die Vorstandsmailingliste.
53 * …
54 * Vorstand: "wtf?"
55 * Explosionsartiger Riesen-Thread auf dem Normalverteiler.
56 * Hilarity ensues.
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58 [[Kategorie:Prozesse]]
59 [[Kategorie:Dokumentation]]
60 [[Kategorie:Verein]]
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