Schatzkarte.mw

   1 {{Projekt|verantwortlich=[[Schatzmeister]]|status=aktiv|beschreibung=Eine Übersicht über die Buchführung des Schatzmeisters für den Verein.}}
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   3 ==Ziel dieser Seite==
   4 Ziel dieser Seite ist die Dokumentation der Struktur der Buchführung für den Verein. Die Dokumentation soll dabei zum Einen einen Überblick über die Aktivitäten im Hintergrund geben und zum Anderen als Anleitung für zukünftige Schatzmeister und Kassenprüfer gelten.
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   6 Diese Seite soll aber keine Einführung in JVerein sein. Das ist auf deren [http://www.jverein.de/wiki/index.php?title=Hauptseite Webseite] aktueller.
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   8 ==Arbeitsumgebung==
   9 ===JVerein===
  10 Als Buchhaltung kommt JVerein zum Einsatz. Prinzipiell unterstützt JVerein den Einsatz eines SQL-Servers im Netzwerk als Backend. Um allerdings Änderungen an der Datenbank ebenfals Versionieren zu können, setzen wir JVerein mit einer lokalen Datenbank ein.
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  12 ===Versionverwaltung===
  13 Alle finanz-relevanten Daten liegen in einem git. In dem Repository werden dabei rücksicktslos auch Binärdateien eingecheckt. Es gibt ein zentral gehostetes Repository, über das die Arbeitskopien synchron gehalten werden.
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  15 Das Repo hat folgende Struktur:
  16  ./s0v-finanz
  17     |- .jameica            Arbeitsverzeichnis von JVerein.
  18     |- 2012                Buchführung und Belege für 2011 und 2012.
  19          |- Buchfuehrung2012.ods    Buchführung des Vereins bis Ende 2012. Dient nur noch als Referenz.
  20                                     Die Daten wurden ins JVerein übernommen.
  21          |- Belege                  Verzeichnis mit digitalen Kopien der Buchungsbelege
  22     |- 2013
  23          |- Belege                  Verzeichnis mit digitalen Kopien der Buchungsbelege
  24          |- Jahresbericht           Verzeichnis mit dem Jahresbericht des Schatzmeisters
  25          |- Prüfung                 Verzeichnis mit Unterlagen zur Kassenprüfung
  26     |- Auswertungen                 Auswertungen der Datenbank, z.B. Mitgliedskontenauszüge
  27     |- Vorlagen                     Vorlagen rund um das Schatzmeistern
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  29 Die Struktur des Ordners 2013 wiederholt sich für alle weiteren Jahre.
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  31 === Locking ===
  32 Bei der Versionierung von Binärdateien (Jverein-Datenbank) muss sichergestellt werden, dass nicht aus Versehen zwei Vorstandsentitäten gleichzeitig am Datenbestand arbeiten – ansonsten müsste man beide Änderungen auf Binärebene miteinander vereinen, und das will wirklich niemand. Deshalb wird mit {{WP|File locking|Locking|l=en}} gearbeitet, wofür das gitolite auf [[theodem]] Unterstützung mitbringt.
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  34 * '''Vor Beginn der Arbeit''' wird das Skript <code>./lock.sh</code> ausgeführt, das die entsprechenden Dateien sperrt und gleichzeitig auch neue Git-Revisionen holt.
  35 * Dann kann JVerein benutzt und Git-Commits erstellt werden.
  36 * ''' Nach Beginn der Arbeit''' wird das Skript <code>./unlock.sh</code> benutzt, um die neuen Revisionen auf den Server zu pushen und das Repo wieder zu entsperren.
  37 ** Falls dieser Schritt vergessen wird, bekommt der nächste Benutzer beim Locking eine Fehlermeldung: <pre>FATAL: '.jameica/jverein/h2db/jverein.h2.db' locked by 'rohieb' since Sun Apr 23 17:23:46 2017</pre> In diesem Fall den entsprechenden Benutzer treten, oder dem [[Schatzmeister]] Bescheid sagen, um das Lock per Admin-Zugriff zu überschreiben. ([http://gitolite.com/gitolite/locking/index.html Relevante Doku dazu])
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  39 ===Erweiterte Toollandschaft===
  40 :''Talk von {{Benutzer|Emantor}} dazu: [[Vorträge/Vorbei#Talks am Samstag, 14. Januar 2017, ab 19:00|Das Stratum 0 Finanzautomatisierungssystem]]''
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  42 Um das Jverein als zentrales Tool sind im Laufe der Zeit weitere Tools als Helfer entstanden:
  43 * [https://gitli.stratum0.org/schatzmeister/jverein-regressionstests jverein-regressionstests]
  44 ** Test-suite, die in einem Post-Commit Hook des Git-Hosts durchgeführt wird.
  45 ** Mit den Tests sollen regelmäßig bei den Kassenprüfung auftretende Fehler vor der Kassenprüfung gefunden werden.
  46 * [https://gitli.stratum0.org/schatzmeister/H2SqlServer H2SqlServer]
  47 ** Stellt eine Socket-Schnittstelle auf die H2SQL-Datenbank JVereins zur Verfügung. Wird von weiteren Tools genutzt, um Änderungen und Auswertungen an der Datenbank durchführen zu können.
  48 * [https://gitli.stratum0.org/schatzmeister/python3-jverein python3-jverein]
  49 ** Client-Library für Python, die direkt mit dem H2Sql Server sprechen kann.
  50 ** Hierüber lassen sich auch Mitgliedskonten abfragen
  51 * [https://gitli.stratum0.org/schatzmeister/jverein-zuwendungsbescheinigung jverein-zuweundungsbescheinigung]
  52 ** Erstellt aus der Datenbank automatisiert Zuwendungsbescheinigungen für Mitgliedsbeiträge als PDF.
  53 ** Enthält auch ein Latex-Template für die Zuwendungsbescheinigungen.
  54 ** Wenn eine Adresse in der Datenbank hinterlegt wurde, wird diese verwendet.
  55 * [https://gitli.stratum0.org/schatzmeister/finanz-helper finanz-helper]
  56 ** Sammlung von mehreren kleinen Tools.
  57 ** Erstellen von Buchungsbelegen für folgende Fälle:
  58 *** Bar-Einzahlung in ein internes Konto
  59 *** Umbuchung zwischen internen Konten
  60 ** Senden aller Mitgliedskontoauszüge aus einem Ordner an das jeweilige Mitglied
  61 * [https://gitli.stratum0.org/schatzmeister/jverein-beitragshelfer jverein-beitragshelfer]
  62 ** Tool zum automatisierten Zuordnen von eingegangenen Buchungen zu den entsprechenden Mitgliedern.
  63 * DEPRECATED [https://gitli.stratum0.org/stratum0/jverein-guthabenstat jverein-guthabenstat]
  64 ** Tool zum Erstellen einer tageweisen Guthabenstatistik über alle Konten.
  65 ** Der Export kann anschließend z.B. im Finanzbericht eingesetzt werden.
  66 ** Sollte irgendwann einmal durch einen ReWrite ersetzt werden.
  67 * DEPRECATED [https://gitli.stratum0.org/stratum0/jverein-member-reports jverein-member-reports]
  68 ** Tool zum Erstellen der Mitgliedskontoauszüge
  69 ** Sollte irgendwann einmal durch einen ReWrite ersetzt werden.
  70 * DEPRECATED [https://gitli.stratum0.org/stratum0/jverein-finance-report jverein-finance-report]
  71 ** Tool zum Erstellen von Finanz-Statistiken über den Verein.
  72 ** Sollte irgendwann einmal durch einen ReWrite ersetzt werden.
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  74 ==Operatives==
  75 ===Regelmäßige Aufgaben===
  76 Die hier gelisteten Aufgaben sind in eine MUSS und SOLL Kategorie geordnet. SOLL Aufgaben erleichtern die gesamte Buchführung, MUSS Aufgaben sollten in jedem Fall regelmäßig durchgeführt werden. Dafür eignet sich gut das Vorstandstreffen am Anfang des Monats.
  77 ====Monatlich====
  78 MUSS:
  79 * Kassen zählen
  80 SOLL:
  81 * Spendendosen leeren
  82 * Matekasse nachführen
  83 * Verbrauchsmaterial nachführen
  84 * Belege einscannen/drucken
  85 * Belege im git einchecken
  86 ====Jährlich====
  87 MUSS:
  88 * Jahresbericht erstellen
  89 ===Konten im JVerein===
  90 Für den Verein werden im JVerein mehrere Konten mit unterschiedlichen Aufgaben abgebildet. Ein Konto kann dabei z.B. sein: Das Girokonto, die Barkasse, etc. Jedes Konto kann dabei in Unterkonten gegliedert sein.
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  92 Es gilt dabei folgendes:
  93 * Ein (Haupt-) Konto ist dabei jeweils die Kasse bzw. das Konto in dem das Geld wirklich liegt. Hauptkonten haben als Kontonummer eine Zahl.
  94 * Interne (Haupt-) Konten haben immer eine dreistellige Nummer. Externe (z.B. das Giro) haben wahrscheinlich eine längere.
  95 * Unterkonten sind eine Segmentierung eines Hauptkontos. Dabei wird eine Menge Geld in einem Haupt-Konto für einen speziellen Zweck reserviert.
  96 * Unterkonten werden durch Anhängen des Suffix "-$N" gebildet. Dabei ist $N der fortlaufende Index der Unterkonten des Hauptkontos.
  97 * Die Summe der Beträge in einem Haupt- und seiner Unterkonten entspricht der Menge an Geld die tatsächlich in dieser Ablage vorhanden ist.
  98 * Jedes Konto trägt am Anfang seines Namens einen Buchstaben als Kennung. Dieser Buchstabe wird bei der Bildung der Belegnummer verwendet.
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 100 Bei Erstellung des Artikels vorhandene Konten:
 101  100             (B) Barkasse Stratum0
 102  100-1           (D) 3D-Drucker Filamentspenden
 103  100-2           (P) Pfand für Physische Schlüssel
 104  100-3           (F) Spenden for Plotter-Material
 105  100-4           (S) Spenden für Material Stickmaschine
 106  101             (V) Erstattungskasse Verbrauchsmaterial
 107  102             (M) Matekasse
 108  200024917       (G) Girokonto des Vereins
 109  200*-1          (R) Rückstellungen Giro
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 111 Wird Geld zwischen Konten verschoben, muss im JVerein eine Umbuchung zwischen den Konten stattfinden. Dies gilt auch, wenn eine Umbuchung zwischen Haupt- und Unterkonto stattfindet, z.B. wenn Geld aus einem Konto mit Zweckbindung in das zugehörige Hauptkonto verschoben wird.
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 113 ====Konto: Barkasse====
 114 Konto, dass nicht zweckgebundenes Geld enthält.
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 116 ====Konto: 3D-Drucker Filamentspenden====
 117 Konto mit zweckgebundenem Geld aus der 3D-Druck Spendenbox
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 119 ====Konto: Pfand für Physische Schlüssel ====
 120 Konto mit für ausgegebene Schlüssel eingenommenes Pfand. Geld ist nicht für operatives Geschäft verfügbar, da es bei Rückgabe des Schlüssels ebenfalls zurückgegeben werden muss.
 121 Für die Dokumentation der Schlüsselübergabe gibt es ein Template in:
 122  ./s0v-dokumente/vorlagen/Schluesselquittung.odt
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 124 ====Konto: Spenden for Plotter-Material====
 125 Konto mit zweckgebundenem Geld aus der Plotter Spendenbox.
 126
 127 ====Konto: Spenden für Material Stickmaschine====
 128 Konto mit zweckgebundenem Geld aus der Stickmaschinen Spendenbox.
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 130 ====Konto: Erstattungskasse Verbrauchsmaterial====
 131 Kasse, die im Space steht und es Mitgliedern erlaubt sich Verbrauchsmaterial direkt und ohne Antrag an den Vorstand selber zu erstatten. Dies soll Mitglieder motivieren notwendiges Verbrauchsmaterial selbständig zu beschaffen und das Geld dafür unbürokratisch zurück zu bekommen.
 132 Die Kasse wird i.d.R. mit 20 bis 50€ "aufgeladen", wenn die Einlage zu gering geworden ist.
 133
 134 In dieser Kasse ist durch die Mitglieder ein Kassenbuch zu führen, dass alle Geldbewegungen abbildet.
 135
 136 ====Konto: Matekasse====
 137 Kasse des Space-Kiosk für Getränke und Süßkram.
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 139 In dieser Kasse ist durch die Mitglieder ein Kassenbuch zu führen, dass alle Geldbewegungen abbildet.
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 141 ====Konto: Girokonto====
 142 Girokonto. Konto, dass nicht zweckgebundenes Geld enthält.
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 144 ====Konto: Rückstellungen Giro====
 145 Auf diesem Konto sind Gelder für zu erwartende Sonderausgaben besonders allokiert.
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 148 {{Todo| Virtuelle Konten}}
 149 ===Buchungsklassen und Buchungsarten===
 150 Die Buchungsklassen und Buchungsarten dienen der Gruppierung der Gewinn-und-Verlust-Rechnung des Vereins.
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 152 Buchungsarten werden in Buchungsklassen gruppiert. Innerhalb Buchungsklassen selber werden danach auch wieder Ein- und Ausgaben gruppiert.
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 154 Die Buchungsklassen haben dabei folgende Struktur:
 155 * 1000er-Klassen: Einnahmen des Vereins
 156 * 2000er-Klassen: Ausgaben des Vereins
 157 * 3000er-Klassen: Umbuchungen zwischen Vereinskonten
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 159 Innerhalb dieser Klassen können somit einzelne Buchungsklassen für bestimmte Zwecke definiert werden:
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 161  1000 Einnahmen
 162   |- 1001 Mitgliedsbeitrage
 163   |- 1002 Spenden
 164  2000 Ausgaben
 165   |- 2001 Verein
 166   |- 2002 Space
 167  3000 Umbuchungen
 168   |- 3000 Umbuchungen
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 170 Die Strukturierung in Buchungsklassen und Buchungsarten sollte so feingliedrig gewählt werden, dass sie übersichtlich Darstellt, welche (finanziellen) Aktivitäten im Verein stattgefunden haben. Diese Struktur wird sowohl für den Finanz-Jahresbericht, als auch für die Steuererklärung gegenüber dem Finanazamt herangezogen.
 171
 172 ===Mitgliedsbeitrag===
 173 JVerein führt für jedes Mitglied ein Mitgliedskonto. Auf diesem werden die fälligen Beiträge (SOLL-Buchungen) (anhand der Beitragsklassen bzw. der Abrechnungsläufe, sowie besonders angelegter Fälligkeiten) und die gezahlten Mitgliedsbeiträge (IST-Buchungen) gegenüber gestellt.
 174
 175 Ein Mitgliedskonto ist im JVerein allerdings kein echtes Konto mit Buchungsvorfällen, sondern eine Liste von SOLL-Buchungen. An jede SOLL-Buchung kann anschließend genau eine IST-Buchung angehangen werden. JVerein geht also, davon aus, jedes Mitglied jede Fälligkeit mit genau einer Buchung begleicht - was natürlich im Stratum 0 nicht der Fall ist. Das führt an manchen Stellen zu interessantem Verhalten der Software.
 176 Wir hängen Mitgliedsbeiträge nicht an die SOLL-Buchungen an.
 177 Eine Buchung auf ein Mitgliedskonto bei der gleichzeitig eine SOLL- und eine IST-Buchung in einer Buchung erfolgt wird verwendet um Spenden einem Mitglied zuzuordnen, damit diese bei der automatischen Erstellung von Zuwendungsbescheinigungen auch dem Mitglieds zugeordnet werden.
 178
 179 Im Stratum 0 ist Mitgliedsbeitrag monatlich fällig. Daher wird für jeden Monat ein Abrechnungslauf durchgeführt und somit SOLL-Buchungen auf allen Mitgliedskonten erzeugt.
 180
 181 Es können individuelle ermäßigte Mitgliedsbeiträge vergeben werden. Gemäß Beitragsordnung laufen die nach einem Jahr aus. Um das gewährleisten zu können muss im JVerein bei einem Mitglied wo ein individuelle Beitrag festgelegt ist dies über eine Wiedervorlage mit Datum bis zu dem der Beiträg gültig ist hinterlegt werden.
 182
 183 Mitgliedsbeiträge gehen dem Verein nur durch Überweisungsgutschriften, sowie Bar-Einzahlungen zu. Lastschrift wird nicht angeboten.
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 185 ==== Beitragsklassen ====
 186 Im JVerein können Beitragsklassen als Presets für den fälligen Mitgliedsbeitrag je Abrechnungszeitraum angelegt werden. Hierfür sind typischerweise Vollzahler und ermäßigte Zahler definiert.
 187 Diese Presets können allerdings für jedes Mitglied individuell überschrieben werden.
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 189 Zahlt ein Mitglied einen durch ein Preset abgedeckten Mitgliedsbeitrag, so sollte auch dieses Preset verwendet werden.
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 191 Zahlt ein Mitglied einen anderen Beitrag, so kann ein individueller Beitrag das Preset überschreiben. Individuelle Beiträge sind z.B. für Mitglieder mit individuellem Beitrag und Fördermitglieder üblich.
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 193 Falls ein Mitglied einen Ermäßigungsantrag stellt, gilt dieser nur für ein Jahr. Dafür kann in der Mitgliederverwaltung beim Bearbeiten eines Mitglieds auf dem Reiter "Mitgliedschaft" eine zukünftige Beitragsgruppe erstellt werden, die von JVerein automatisch ab einem bestimmten Datum gesetzt wird.
 194
 195 ==== Abrechnungslauf durchführen ====
 196 Beim durchführen eines Abrechnungslauf sind folgende Schritte zu beachten:
 197 * Als Stichtag für die Abrechung sollte der letzte des Monats angegeben werden. Somit werden auch Mitglieder erfasst, die im Laufe des Monats eingetreten sind (und für die auch Mitgliedsbeitrag für einen ganzen Monat fällig wird).
 198 * JVerein möchte umbedingt angegebene SEPA-Fälligkeiten haben. Da kann man den vorgeschlagenen Wert akzeptieren.
 199 * Abrechnungsziel ist "Alle".
 200 * Freitext der Abrechnung ist "Mitgliedsbeitrag MM.YYYY".
 201 * Nach einem Klick auf den "Make it so"-Button muss man die von JVerein generierten XML-Dateien speichern. Diese werden im Weiteren nicht benötigt - ohne diesen Schritt führt JVerien die Abrechnung allerdings nicht durch.
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 203 ==== Zuordnung der monatlichen IST-Buchungen ====
 204 Um das Zuordnen der monatlich eingehenden Mitgliedsbeiträge auf die Mitgliedskonten zu erleichtern gibt es das Tool [https://gitli.stratum0.org/stratum0/jverein-beitragshelfer jverein-beitragshelfer]. Um dieses Tool einzusezten sind folgende Schritte notwendig:
 205 * Durchführen des Abrechnungslauf.
 206 * Import der neuen Buchungen vom Giro-Konto ins Hibiscus und ins JVerein.
 207 * JVerein schließen.
 208 * jverein-beitragshelfer:allocate.py ausführen.
 209 ** Dieses Tool benötigt den H2SqlServer. Um es möglichst einfach zu Starten wird das Script ./s0v-finanz/allocate.sh eingesetzt.
 210 ** Dieses Tool verwendet in ./s0v-finanz/allow.csv abgelegte Muster zur Zuordnung der Buchungen zu den Mitgliedern. Diese Datei ist ist Teil des Repos.
 211 ** Das Tool ordnet möglichst viele Buchungen anhand der Muster zu.
 212 * JVerein öffnen und verbleibende Buchungen von Hand zuordnen.
 213
 214 ===Buchungen===
 215 {{Todo|Buchungsbegriff}}
 216 {{Todo|Dokumentation einer Buchung (notwendige und optionale Angaben, Belegnummer, UB-Nummer)}}
 217 {{Todo|Umbuchen zwischen Konten}}
 218 [[Kategorie:Dokumentation]][[Kategorie:Verein]]
 219
 220 === Mitgliederverwaltung ===
 221 In der JVerein-Navigation unter Start → JVerein → Mitglieder.
 222
 223 ==== Neues Mitglied anlegen ====
 224 Der Button "Neu" ist etwas versteckt rechts unten auf der Seite.
 225 * Als "Adressierungszusatz" darf ein Nickname eingegeben werden, um die Mitglieder zuordnen zu können.
 226 * In JVerein ist es leider nicht möglich, ein ausgetretenes Mitglied wieder aufzunehmen, also mehr als ein Eintritts- oder Austrittsdatum einzustellen. Fürs Archiv sollte der alte Datensatz aber bestehen bleiben. In diesem Fall den alten Mitgliedsdatensatz ändern (z.B. "Nachname" auf "Nachname/1" ändern), um die Datensätze unterscheiden zu können. (Für ausgetretene Mitglieder werden eh keine Abrechnungsdaten/-mails mehr erzeugt, sodass niemand außer uns die Änderung im Nachnamen zu Gesicht bekommt :P)
 227 ** Danach kann man das umbenannte Mitglied einfach per Rechtsklick duplizieren und wieder als neuen Datensatz einpflegen.
 228 * Das Geschlecht wird offiziell nicht erhoben, ist aber ein Pflichtfeld, sollte auf "ohne Angabe" gesetzt werden.
 229 * Auf dem Reiter "Mitgliedsbeitrag" die entsprechende Kategorie einstellen, oder einen individuellen Beitrag eingeben. Siehe [[#Mitgliedsbeitrag]] für mehr Infos.
 230 * Eintrittsdatum ist das Datum des Antrags, z.B. Date-Header in der E-Mail, oder das Anfangsdatum der Mitgliedschaft, wenn das vom Mitglied anders gewünscht wurde.
 231 * Alle anderen Registerseiten können so gelassen werden, werden nicht benötigt.
 232 * Dann Mitglied speichern.
 233
 234 Falls diesen Monat noch kein Abrechnungslauf stattgefunden hat, ist der Prozess beendet (Indikator: haben andere Mitglieder schon Sollbuchungen für diesen Monat auf ihren Mitgliedskonten?). Andernfalls muss noch der erste Mitgliedsbeitrag manuell als Sollbuchung hinzugefügt werden:
 235 * Dazu das Mitglied bearbeiten (Doppelklick in der Liste)
 236 * Auf dem Reiter "Mitgliedskonto" mit Rechtsklick eine neue Buchung mit dem Mitgliedsbeitrag hinzufügen:
 237 ** das Eintrittsdatum einstellen
 238 ** Verwendungszweck nach dem Schema ''Mitgliedsbeitrag MM.YYYY''
 239 ** entsprechenden Betrag setzen
 240 ** Buchungsart ''1000 - (E) IdB: Mitgliedsbeitrag''
 241
 242 ==== Mitgliedschaft beenden ====
 243 * Kündigungsdatum ist nicht unbedingt nötig, ich trage dort aber immer das Datum aus der entsprechenden E-Mail o.ä. ein, damit sie später unter Umständen besser auffindbar ist.
 244 * Austrittsdatum ist immer der letzte Tag eines Monats.
 245 * Falls Beitragserlass gewährt wurde, eine entsprechende Sollbuchung erstellen, sodass das Konto ausgeglichen ist.
 246
 247 Weiteres Vorgehen:
 248 * [[Schlüssel]]gewalt entziehen ([[StratumKey]]-SSH-Zugang, Fahrradkeller, sonstige Schlüssel, inkl. Pfandrückgabe)